Een gezond schema koppelt elke termijn aan een zichtbaar resultaat en houdt een echte slottermijn achter tot na jouw acceptatie.
Betaal je vooraf alles, dan heb je na de handtekening geen enkel drukmiddel meer. Dat merk je pas als het traject gaat schuiven.
Wat er letterlijk in de offerte staat
Het schema staat meestal vlak onder de totaalprijs, in twee of drie regels. Je leest bijvoorbeeld: "50% bij opdracht, 50% bij oplevering." Of uitgebreider: "30% bij opdracht, 40% bij oplevering van de inrichting, 30% na acceptatie." Soms staat er alleen een betaaltermijn, bijvoorbeeld veertien dagen na factuurdatum.
Kijk daarnaast of er iets staat over facturatie tijdens het traject. Bij nacalculatie lees je vaak "maandelijks op basis van bestede uren". Dat is een ander model dan termijnen. En zoek naar het woord acceptatie. Staat het er niet, dan is er formeel geen moment waarop jij mag zeggen dat het werk klaar is.
Wat die regels echt betekenen
Een betalingsschema doet één ding: het bepaalt wie op elk moment het risico draagt. Heeft de partner nog geld tegoed, dan heeft hij een reden om af te maken. Heb jij al alles betaald, dan is jouw project opeens het minst dringende in zijn agenda. Dat is geen kwaadwil, het is hoe agenda's werken.
Daarom telt de slottermijn zwaarder dan de aanbetaling. Twintig tot dertig procent na acceptatie is genoeg om restpunten opgelost te krijgen. Vijf procent is dat niet. Bij een project vanaf circa 3.000 euro praat je dan over een paar honderd euro. Daar gooit niemand zijn planning voor om.
Een aanbetaling is intussen gewoon redelijk. Je partner blokt weken in zijn agenda en die kan hij niet dubbel verkopen. Twintig tot dertig procent bij opdracht is marktconform. Vraag jezelf bij elk percentage af wat je ervoor terugkrijgt op het moment dat je betaalt.
Waar het misgaat
De eerste fout is het schema op kalenderdata. "Termijn twee vervalt op 1 oktober" betaalt vooruitgang niet uit maar tijdsverloop. Loopt de bouw achter, dan betaal je toch. Je verliest dan precies het drukmiddel dat je nodig hebt. Koppel termijnen aan opleverpunten, niet aan de kalender.
De tweede fout is het ontbrekende acceptatiemoment. Zonder acceptatie is "oplevering" wat de partner zegt dat het is. Hij mailt dat het klaar is en de laatste factuur volgt. Jouw testronde staat er niet in. Hoe je zo'n moment goed inricht, lees je in je traject goed afronden.
De derde fout is de combinatie van volledige vooruitbetaling met een open einddatum. Dan heb je alles betaald voor een traject dat nergens hoeft te stoppen. Dat patroon ontleden we apart in geen einddatum in de offerte.
Je betaalt alles en houdt niets over om mee te sturen.
Bij een project van enkele duizenden euro's is dit een groot verschil. Vraag minimaal een slottermijn van twintig procent na acceptatie.
De wedervraag die je stelt
Stel hem letterlijk zo. Eén: "Aan welk zichtbaar resultaat hangt elke termijn, en wie stelt vast dat dat resultaat er is?" Twee: "Hoeveel procent blijft er staan tot na mijn acceptatie, en hoe lang heb ik om te testen?" Drie: "Wat gebeurt er met de termijnen als het traject langer dan een maand stilligt?"
Vraag drie is de vraag die bijna niemand stelt. Het antwoord vertelt je hoe de partner naar zijn eigen planning kijkt. Een goede partij biedt uit zichzelf aan om termijnen op te schorten bij stilstand. Leg dat vast, samen met de rest van de afspraken uit contract en voorwaarden.
Werkbaar, maar het acceptatiemoment ontbreekt nog.
Splits de tweede helft. Bijvoorbeeld dertig procent bij oplevering en twintig procent na jouw testronde van twee weken.
Wanneer de formulering wél redelijk is
Bij een klein traject mag het schema simpel zijn. Twee termijnen zijn genoeg als het project een paar weken duurt en het bedrag beperkt blijft. Vraag dan alleen om een acceptatieperiode van een week of twee. Dat kost de partner niets en geeft jou een moment om echt te testen.
Ook maandelijkse facturatie op bestede uren is redelijk, mits er een urenplafond en een rapportage bij zitten. Je ziet dan elke maand wat er is gedaan en wat het kostte. Bij welke projectvormen dat past, lees je in vaste prijs of uurtarief.
En een hoge aanbetaling is verdedigbaar als de partner er iets tegenover zet. Denk aan een gegarandeerde startdatum, een vastgelegde einddatum of licenties die hij voorschiet. Vraag dus niet automatisch om een lagere aanbetaling. Vraag wat je ervoor terugkrijgt.
Risico en prikkel liggen bij beide partijen op de juiste plek.
Jij betaalt voor zichtbaar resultaat, de partner houdt een reden om restpunten af te maken. Zo hoort een schema eruit te zien.
Veelgestelde vragen
Wat is een normaal betalingsschema bij een CRM implementatie?
Meestal drie termijnen: een aanbetaling bij start, een termijn bij een tussenoplevering en een slottermijn na acceptatie. Een aanbetaling van twintig tot dertig procent is gebruikelijk en verdedigbaar.
Is vooruitbetalen van het hele bedrag ooit normaal?
Bij een klein project van enkele duizenden euro's komt het voor en is het te overzien. Bij grotere trajecten hoort er altijd een deel na oplevering te staan. Anders draag jij alle risico.
Waarom wil een partner een aanbetaling?
Om zijn agenda vrij te maken en de eerste uren te dekken. Dat is legitiem. Een implementatiepartner reserveert capaciteit die hij niet aan een andere klant kan verkopen als jij afhaakt.
Wat is een redelijke slottermijn?
Twintig tot dertig procent van de projectsom, betaalbaar na jouw acceptatie. Dat bedrag moet groot genoeg zijn om restpunten opgelost te krijgen. Bij vijf procent heeft niemand nog haast.
Mag ik betaling koppelen aan opleverpunten?
Ja, en dat is de beste vorm. Elke termijn hangt dan aan een resultaat dat je kunt zien. Een goede partner werkt daar graag aan mee, want het maakt zijn voortgang zichtbaar.
Wat als het traject stilvalt terwijl ik al betaald heb?
Dan is je positie zwak, en dat is precies waarom het schema ertoe doet. Leg vooraf vast wat er gebeurt bij stilstand: opschorten van termijnen, een uiterste datum en teruggave van wat niet is geleverd.