Eigen gereedschap is een sterk signaal, zolang je de afhankelijkheid vooraf afdekt.
Een partner met eigen software heeft het probleem vaker opgelost en werkt sneller. Diezelfde software bindt je aan hem. Eis daarom per tool een prijs, een exportroute en een antwoord op de vraag wat er gebeurt als jullie uit elkaar gaan.
Waarom dit onderdeel zelden in de offerte staat
Offertes gaan over uren en fasen. Over software staat er meestal één regel, of niets. Toch bepaalt juist dat onderdeel hoe je traject verloopt en wat je erna nog zelf kunt. Een partner zonder gereedschap doet handwerk. Een partner met gereedschap gaat sneller, maar neemt jou mee zijn winkel in.
Wij keuren hieronder vijf categorieën. Per categorie noemen wij wat je moet eisen en welke vraag de vaagheid eruit haalt. Waar het helpt noemen wij ook wat de uitgever van deze site zelf gebouwd heeft, zodat je weet welk voorbeeld je voor je ziet. Wie dat wij precies zijn, staat in het colofon van deze site.
Ontdubbelen
Elk CRM van een paar jaar oud bevat dubbele organisaties en dubbele personen. Native Pipedrive vindt daar een deel van. De rest zit in schrijffouten, in bedrijfsnamen met en zonder rechtsvorm en in telefoonnummers met een landcode.
Eis drie dingen. Eén: het gereedschap zoekt op meerdere velden tegelijk, dus minstens e-mailadres, telefoonnummer en naam. Twee: elk voorstel om samen te voegen komt eerst ter beoordeling voor, met beide records naast elkaar. Drie: samenvoegen is terug te draaien of er is een export van de situatie ervoor.
Software die zonder beoordeling records samenvoegt, hoort niet aan jouw data.
Een verkeerde samenvoeging kost je de historie van twee klanten tegelijk. Vraag om een demo op een kopie voordat er iets aan de echte database gebeurt.
Surge Dedupe, ons eigen product in deze categorie, werkt op die drie velden en legt elk voorstel eerst voor aan een mens. Dat noemen wij hier niet om het te verkopen, maar omdat het de meetlat concreet maakt. Voldoet de tool van je kandidaat hier niet aan, dan weet je genoeg.
Migreren
Bij een migratie hoort maar één harde eis: je ziet vooraf wat er straks in Pipedrive staat. Dat betekent een proefronde op een testomgeving, met een telling per objectsoort. Aantallen organisaties, personen, deals en activiteiten, voor en na.
Vraag ook wat er gebeurt met wat niet past. Elke migratie heeft rijen die nergens landen. Een goede partij levert die als apart bestand op. Een zwakke partij laat ze stil verdwijnen en jij merkt het pas maanden later.
Dit is de standaard. Accepteer niets minder bij een migratie.
Surge Shift is onze eigen invulling hiervan. Elke serieuze migratietool doet ditzelfde, dus vraag er gewoon naar.
Wat een migratie realistisch kost, staat in onze kostenpagina over migraties. Het gereedschap drukt de prijs, maar nooit tot nul.
Rapportage
Pipedrive rapporteert prima binnen één objectsoort. Zodra je een verband wilt zien tussen deals, activiteiten en organisaties tegelijk, loopt het vast. Daar begint het gereedschap van een partner, en daar begint ook het risico.
Eis dat je de onderliggende gegevens kunt exporteren. Een dashboard dat mooi is maar niets loslaat, is een gouden kooi. Eis daarnaast dat je zelf een rapport kunt aanpassen zonder een ticket te sturen. Anders koop je een abonnement plus een afhankelijkheid.
Vraag om een export naar csv voordat je tekent, en test hem.
Onze eigen Surge Reports maakt cross-object rapportage. Ook daarvoor geldt de eis: zonder export ben je op één leverancier aangewezen.
Betaal je hiervoor een projectbedrag, controleer dan of het bedrag in verhouding staat. De bandbreedtes staan in wat maatwerkrapportage kost.
Adoptie meten
De meeste implementaties mislukken na de livegang, niet ervoor. Toch heeft bijna geen offerte een meting van gebruik. Vraag daarom hoe je partner over drie maanden aantoont dat het team het systeem echt gebruikt.
Eis een cijfer per gebruiker en per gewoonte, niet een gevoel. Denk aan het aandeel deals met een geplande vervolgactie, of het aantal gebruikers dat wekelijks inlogt. Onze eigen Surge Adopt gaat hierover, en die staat nog op de rol. Reken dus op eigen metingen of op het gereedschap van je partner.
Zonder adoptiecijfer weet niemand of het project geslaagd is.
Lees ook onze pagina over adoptie meten na de livegang. Daar staan de cijfers die je zelf uit Pipedrive kunt halen.
Formulieren
Formulieren lijken het simpelste onderdeel en veroorzaken de meeste rommel. Een formulier dat via de mail loopt, levert overtypwerk op. Een formulier dat rechtstreeks een record maakt, levert nette data op, mits de veldnamen kloppen.
Eis dat elk formulierveld gekoppeld is aan een echt veld in Pipedrive, en dat je die koppeling zelf kunt zien. Eis ook wat er gebeurt bij een storing. Een goed formulier bewaart de inzending en probeert het later opnieuw. Onze Surge Forms werkt zo, en dat is geen bijzondere eis.
Werkbaar bij enkele inzendingen per maand, onhoudbaar daarboven.
Bij meer volume betaal je het verschil terug in overtypwerk en in leads die blijven liggen.
De keerzijde: afhankelijkheid van één leverancier
Nu het ongemakkelijke deel. Alles hierboven maakt je afhankelijk. Zeg je de partner op, dan zeg je vaak ook zijn software op. Je verliest dan de ontdubbeling, het dashboard of het formulier, precies op het moment dat je toch al in beweging bent.
Dek dat af met vier afspraken op papier. Eén: kun je het abonnement houden zonder de dienstverlening, en tegen welke prijs. Twee: krijg je bij opzegging een export van alles wat de tool bevat. Drie: staat de tool los van je Pipedrive-inrichting, zodat het CRM zelf blijft werken. Vier: wie is verwerker van je data en waar staat die data.
Dan is eigen gereedschap gewoon winst.
Leg deze vier punten vast in de overeenkomst. Onze pagina over eigendom en exit-bepalingen laat zien hoe je dat formuleert.
Twijfel je of je zulk gereedschap überhaupt nodig hebt? Weeg dan eerst kopen tegen zelf inrichten in zelf bouwen of kant en klaar kopen. En leg de exitvraag naast eigendom en exit-bepalingen voordat je tekent.
Veelgestelde vragen
Is eigen software van een partner een pluspunt of een minpunt?
Allebei. Het bewijst dat de partij het probleem vaker heeft opgelost en het scheelt uren. Tegelijk maakt het je afhankelijk van één leverancier. Het wordt pas een pluspunt als je exit op papier staat.
Wat kost gereedschap van een partner meestal?
Meestal een abonnement per maand naast het projectbedrag, vaak enkele tientallen tot enkele honderden euro's. Vraag altijd of de prijs per gebruiker, per record of per organisatie loopt.
Mag een partner mijn CRM-data door zijn eigen tool halen?
Alleen met een verwerkersovereenkomst en een duidelijk antwoord op de vraag waar de data staat. Zonder die twee documenten geef je je klantenbestand weg zonder afspraken.
Wat gebeurt er met de tool als ik van partner wissel?
Dat hangt af van je contract. Vraag vooraf of je het abonnement kunt houden zonder de dienstverlening, en wat er met de instellingen en de geschiedenis gebeurt als je opzegt.
Kan ik het gereedschap ook los kopen, zonder het traject?
Bij veel partijen wel. Vraag ernaar, want het maakt je onderhandelingspositie sterker. Een tool die alleen bij een traject te krijgen is, is eerder een bindmiddel dan een product.