Eigen gereedschap is een sterk signaal, zolang je de afhankelijkheid vooraf afdekt.
Een partner met eigen software heeft het probleem vaker opgelost en werkt sneller. Diezelfde software bindt je aan hem. Eis daarom per tool een prijs, een exportroute en een antwoord op de vraag wat er gebeurt als jullie uit elkaar gaan. Wij maken zelf zulke tools, dus de eisen gelden voor ons.
Waarom dit onderdeel zelden in de offerte staat
Offertes gaan over uren en fasen. Over software staat er meestal één regel, of niets. Toch bepaalt juist dat onderdeel hoe je traject verloopt en wat je erna nog zelf kunt. Een partner zonder gereedschap doet handwerk. Een partner met gereedschap gaat sneller, maar neemt jou mee zijn winkel in.
Wij beschrijven hieronder vijf categorieën. Per categorie noemen wij wat je moet eisen en welke vraag de vaagheid eruit haalt. Waar het helpt noemen wij ook wat wij zelf hebben gebouwd, zodat je weet welk voorbeeld je voor je ziet. Wie dat wij precies zijn en welk belang wij hebben, staat in de verklaring van de uitgever van deze site.
Twee situaties uit een intake
Een operations manager van een bedrijf met zestienduizend relaties in een oud CRM hoort van de partner: "wij hebben daar een eigen tool voor, dat zit in de prijs." Het gereedschap heeft geen naam in de offerte, geen abonnement en geen exportroute. Ze vraagt wat er gebeurt na de migratie, en het antwoord blijkt dat de tool dan verdwijnt, met de telling en het foutenbestand erin.
Een salesmanager krijgt een dashboard als onderdeel van de oplevering. Het ziet er goed uit. Pas bij de tweede maand wil hij een kolom toevoegen en blijkt hij daarvoor een ticket te moeten sturen. Dat is het verschil tussen een rapportage die van jou is en een rapportage die je huurt.
Ontdubbelen
Elk CRM van een paar jaar oud bevat dubbele organisaties en dubbele personen. Native Pipedrive vindt daar een deel van. De rest zit in schrijffouten, in bedrijfsnamen met en zonder rechtsvorm en in telefoonnummers met een landcode.
Eis drie dingen. Eén: het gereedschap zoekt op meerdere velden tegelijk, dus minstens e-mailadres, telefoonnummer en naam. Twee: elk voorstel om samen te voegen komt eerst ter beoordeling voor, met beide records naast elkaar. Drie: samenvoegen is terug te draaien of er is een export van de situatie ervoor.
Software die zonder beoordeling records samenvoegt, hoort niet aan jouw data.
Een verkeerde samenvoeging kost je de historie van twee klanten tegelijk. Vraag om een demo op een kopie voordat er iets aan de echte database gebeurt.
Surge Dedupe, ons eigen product in deze categorie, werkt op die drie velden en legt elk voorstel eerst voor aan een mens. Dat noemen wij hier niet om het te verkopen, maar omdat het de meetlat concreet maakt. Voldoet de tool van je kandidaat hier niet aan, dan weet je genoeg.
Migreren
Bij een migratie hoort maar één harde eis: je ziet vooraf wat er straks in Pipedrive staat. Dat betekent een proefronde op een testomgeving, met een telling per objectsoort. Aantallen organisaties, personen, deals en activiteiten, voor en na.
Vraag ook wat er gebeurt met wat niet past. Elke migratie heeft rijen die nergens landen. Een goede partij levert die als apart bestand op. Een zwakke partij laat ze stil verdwijnen en jij merkt het pas maanden later.
Dit is de standaard. Accepteer niets minder bij een migratie.
Surge Shift is onze eigen invulling hiervan. Elke serieuze migratietool doet ditzelfde, dus vraag er gewoon naar.
Wat een migratie realistisch kost, staat in onze kostenpagina over migraties. Het gereedschap drukt de prijs, maar nooit tot nul. Hoe wij een migratie als traject aanpakken, staat bij Pipedrive migratie laten uitvoeren.
Rapportage
Pipedrive rapporteert prima binnen één objectsoort. Zodra je een verband wilt zien tussen deals, activiteiten en organisaties tegelijk, loopt het vast. Daar begint het gereedschap van een partner, en daar begint ook het risico.
Eis dat je de onderliggende gegevens kunt exporteren. Een dashboard dat mooi is maar niets loslaat, is een gouden kooi. Eis daarnaast dat je zelf een rapport kunt aanpassen zonder een ticket te sturen. Anders koop je een abonnement plus een afhankelijkheid.
Vraag om een export naar csv voordat je tekent, en test hem.
Onze eigen Surge Reports maakt cross-object rapportage. Ook daarvoor geldt de eis: zonder export ben je op één leverancier aangewezen.
Betaal je hiervoor een projectbedrag, controleer dan of het bedrag in verhouding staat. De bandbreedtes staan in wat maatwerkrapportage kost. Wat wij zelf inrichten aan rapportage en forecast lees je in rapportage en forecast laten inrichten.
Adoptie meten
De meeste implementaties mislukken na de livegang, niet ervoor. Toch heeft bijna geen offerte een meting van gebruik. Vraag daarom hoe je partner over drie maanden aantoont dat het team het systeem echt gebruikt.
Eis een cijfer per gebruiker en per gewoonte, niet een gevoel. Denk aan het aandeel deals met een geplande vervolgactie, of het aantal gebruikers dat wekelijks inlogt. Onze eigen Surge Adopt gaat hierover, en die staat nog op de rol. Reken dus op eigen metingen of op het gereedschap van je partner.
Zonder adoptiecijfer weet niemand of het project geslaagd is.
Lees ook onze pagina over adoptie meten na de livegang. Daar staan de cijfers die je zelf uit Pipedrive kunt halen.
Formulieren
Formulieren lijken het simpelste onderdeel en veroorzaken de meeste rommel. Een formulier dat via de mail loopt, levert overtypwerk op. Een formulier dat rechtstreeks een record maakt, levert nette data op, mits de veldnamen kloppen.
Eis dat elk formulierveld gekoppeld is aan een echt veld in Pipedrive, en dat je die koppeling zelf kunt zien. Eis ook wat er gebeurt bij een storing. Een goed formulier bewaart de inzending en probeert het later opnieuw. Onze Surge Forms werkt zo, en dat is geen bijzondere eis.
Werkbaar bij enkele inzendingen per maand, onhoudbaar daarboven.
Bij meer volume betaal je het verschil terug in overtypwerk en in leads die blijven liggen.
De keerzijde: afhankelijkheid van één leverancier
Nu het ongemakkelijke deel. Alles hierboven maakt je afhankelijk. Zeg je de partner op, dan zeg je vaak ook zijn software op. Je verliest dan de ontdubbeling, het dashboard of het formulier, precies op het moment dat je toch al in beweging bent.
Dek dat af met vier afspraken op papier. Eén: kun je het abonnement houden zonder de dienstverlening, en tegen welke prijs. Twee: krijg je bij opzegging een export van alles wat de tool bevat. Drie: staat de tool los van je Pipedrive-inrichting, zodat het CRM zelf blijft werken. Vier: wie is verwerker van je data en waar staat die data.
Dan is eigen gereedschap gewoon winst.
Leg deze vier punten vast in de overeenkomst. Onze pagina over eigendom en exit-bepalingen laat zien hoe je dat formuleert.
Zo nemen wij het op
Hoe Sales Surge dit doet
Wij bouwen zelf. Wat er in de markt niet is, maken wij, en dat zijn de Surge-producten geworden. In een traject van ons kan zo'n product zitten, bijvoorbeeld een proefronde voor een migratie of een ontdubbeling met beoordeling vooraf. Dan staat dat in het voorstel, en geldt de lijst van vier afspraken hierboven voor ons als voor iedere andere partij.
Wat wij hier niet opschrijven zijn bedragen en voorwaarden per product. Die horen bij een voorstel. Wil je geen tool van ons in je traject, zeg dat dan in het gesprek. Het CRM moet ook zonder onze producten blijven werken.
Wanneer een ander beter past
Twijfel je of je zulk gereedschap überhaupt nodig hebt? Weeg dan eerst kopen tegen zelf inrichten in zelf bouwen of kant en klaar kopen. Heb je een klein team en geen migratie, dan loop je vaak zelf ver, en dan heb je ons gereedschap niet nodig. En leg de exitvraag naast eigendom en exit-bepalingen voordat je tekent.
Gaat het bij jou vooral om koppelingen met andere systemen, lees dan voor operations met koppelingen. Daar staat hoe wij koppelingen en migratie ontwerpen en wat jouw team moet aanleveren.
De grens van dit advies
Deze eisen zijn een meetlat, geen garantie. Een tool die aan alle vier de punten voldoet, kan nog steeds niet bij jouw proces passen, en een tool die er twee mist, kan toch het juiste zijn voor een kort traject. Bespreek je implementatie met ons als je wilt zien welke tools wij in jouw situatie zouden inzetten, en welke niet. Neem hetzelfde lijstje mee naar de andere partijen.