Deze site gaat over het kiezen van een partner. Toch begint eerlijk advies met de vraag of je er wel een nodig hebt. In veel gevallen is het antwoord nee.
Wanneer zelf doen prima is
- Je hebt één verkoopproces en minder dan ongeveer vijf gebruikers.
- Je verkoopt één type product of dienst aan één type klant.
- Je hebt geen koppelingen nodig, of alleen je mailbox en agenda.
- Je data past in één overzichtelijk Excelbestand.
- Er is iemand in je team die graag met systemen speelt.
In die situatie ben je in één tot twee dagen klaar. Pipedrive heeft sjablonen, importeert netjes en de handleidingen zijn goed. Je leert je systeem meteen kennen, en dat is winst.
Een partner inhuren voor deze situatie kost je duizenden euro's zonder dat je proces er beter van wordt. Doe het dan zelf en huur later eventueel een paar losse uren in voor een controle.
Wanneer een partner zich terugverdient
- Je migreert data uit een bestaand CRM met historie.
- Je hebt meerdere pijplijnen of meerdere teams in hetzelfde systeem.
- Je wilt koppelen met boekhouding, ERP, offertesoftware of telefonie.
- Je hebt eerder een CRM ingevoerd dat is doodgebloed.
- Niemand in je team heeft tijd, en tijd is hier het echte probleem.
- Je hebt rapportage nodig waar een directie of investeerder op stuurt.
Het zwaarste argument is de mislukte poging. Een tweede invoering is politiek lastig. Mensen hebben al een keer meegemaakt dat het niets werd. Een buitenstaander die het proces leidt, helpt daar echt bij.
Een simpel rekenvoorbeeld
Stel, je richt het zelf in. Je bent er zestig uur mee bezig, verspreid over twee maanden. Reken die uren tegen je eigen interne kostprijs, bijvoorbeeld 65 euro. Dat is 3.900 euro aan tijd die je niet aan klanten besteedt.
Een partner doet hetzelfde in twintig uur voor 3.000 euro. Jij besteedt daarnaast nog vijftien uur aan overleg en testen. De totale kosten liggen dicht bij elkaar, maar de doorlooptijd is korter en het resultaat is doorgaans robuuster.
Draai het om bij een simpel traject. Dan doe jij het in acht uur en offreert de partner 3.000 euro. Zelf doen wint dan met grote afstand.
De tussenweg die vaak het beste werkt
Je hoeft niet te kiezen tussen alles uitbesteden en alles zelf doen. De tussenvorm heet begeleid zelf doen.
Je huurt vier tot acht uur in voor het ontwerp van je pijplijn en je velden. Je bouwt het daarna zelf. Aan het eind koop je nog twee uur voor een controle en een korte overdracht.
Voordeel: je kent je eigen systeem, je houdt de kosten laag en je vermijdt de klassieke ontwerpfouten. Nadeel: het duurt langer en het vraagt discipline van jou.
Twee dingen die je nooit moet uitbesteden
Ten eerste: het besluit hoe jouw verkoopproces eruitziet. Een partner mag adviseren en tegenspreken, maar het proces is van jou.
Ten tweede: het beheer op lange termijn. Zorg dat iemand in je organisatie beheerder wordt en de basis snapt. Anders betaal je jaren later nog voor het toevoegen van een veld.
Een korte zelftest
Beantwoord deze drie vragen. Kun je je verkoopproces op één A4 tekenen? Weet je welke gegevens je uit je oude systeem echt nodig hebt? Heb je iemand met tijd en interesse?
Drie keer ja betekent dat zelf doen realistisch is. Twee keer nee betekent dat een partner waarschijnlijk goedkoper uitpakt dan het lijkt.