Overstappen heeft zin voor een team dat vooral verkoopt en HubSpot als te zwaar of te duur ervaart. Het is geen vanzelfsprekende keuze.
Draait je bedrijf op marketing automation en veel contentwerk in HubSpot, dan kun je beter HubSpot houden en Pipedrive alleen voor de verkoop gebruiken, of niet overstappen. Wij voeren de overstap uit, en dus hoor je van ons ook wanneer hij niet nodig is.
Wanneer overstappen zin heeft en wanneer HubSpot beter past
De meest voorkomende reden om weg te gaan bij HubSpot is niet dat het niet werkt. Het is dat een salesteam een stuk van het pakket gebruikt, en toch de rekening betaalt van het geheel. Je hebt drie verkopers die deals bijhouden, een marketingafdeling van één persoon en een abonnement dat is gegroeid met modules die niemand opent. Dat is de situatie waarin Pipedrive vaak past: een pijplijn, activiteiten, een eenvoudige rapportage en minder om te onderhouden.
Het omgekeerde bestaat ook. Staat bij jou het zwaartepunt op marketing, met formulieren, landingspagina’s, mailstromen en scoring op gedrag, dan is HubSpot daar sterk in en levert overstappen weinig op. Pipedrive heeft de add-on Campaigns voor e-mailcampagnes, maar voor uitgebreide marketing automation heb je er meestal een aparte tool bij nodig. Controleer in jouw account en op de actuele productpagina’s wat nu beschikbaar is.
Een derde reden om te blijven: een CRM-wissel lost zelden een probleem op dat in je verkoopproces zit. Als verkopers HubSpot niet bijwerken, doen ze dat in Pipedrive ook niet, tenzij de inrichting verandert. Overstappen is het goede moment om dat aan te pakken, maar het gebeurt niet vanzelf. Daarover meer in CRM-generalist of Pipedrive-specialist.
Wat er meegaat: contacten, organisaties, deals, notities, activiteiten, velden
In termen van Pipedrive zijn dit je personen, organisaties, deals, leads, activiteiten en notities. HubSpot noemt ze contacten, bedrijven en deals, maar de hoofdlijn is dezelfde. Het Pipedrive-supportartikel over de overstap beschrijft de CSV-route: je exporteert elk recordtype uit HubSpot en uploadt het in de importtool van Pipedrive, in de volgorde organisaties, personen, deals, leads en activiteiten, met notities als optionele stap. Controleer de actuele versie van dat artikel, want importmogelijkheden veranderen.
Drie dingen vragen aandacht voor je begint.
- Koppeling tussen records. HubSpot exporteert contacten en bedrijven los van elkaar. Om ze in Pipedrive weer te koppelen heb je een unieke sleutel nodig, zoals het record-ID of een e-mailadres. Controleer in jouw HubSpot-account of het record-ID in je export staat.
- Veldtypes. Aangepaste eigenschappen in HubSpot worden velden in Pipedrive. Keuzelijsten, datums en getallen moeten kloppen met het type in Pipedrive, anders valt een import om op het eerste afwijkende record. Pipedrive-velden, pijplijnen en activiteitstypen moeten bestaan voordat je laadt.
- Deals met meerdere contacten. In HubSpot kan een deal aan meerdere contacten en bedrijven hangen. In Pipedrive hangt een deal aan één organisatie en één hoofdcontact, met mogelijkheden voor extra deelnemers. Controleer in jouw Pipedrive-plan hoe dat werkt voordat je besluit hoe je het overzet.
De laadvolgorde, het ontdubbelen en de proefmigratie lopen precies zoals in Pipedrive migratie laten uitvoeren. Dat is de werkinstructie. Deze pagina gaat over wat specifiek is voor HubSpot.
Wat geen directe tegenhanger heeft: lifecycle stages en scores
HubSpot kent een lifecycle stage op contact- en bedrijfsniveau: de status van abonnee tot klant. Pipedrive heeft geen vaste tegenhanger. Wat wij doen: de huidige waarde omzetten naar een eigen veld of label op de persoon of organisatie, zodat je erop kunt filteren, maar niet meer verwachten dan dat. De dealfase in Pipedrive neemt het werk van de oude lifecycle-logica grotendeels over. Wat je met MQL en SQL als begrippen doet, is een procesvraag en dus een besluit van jou.
Hetzelfde geldt voor scores die in HubSpot berekend worden op gedrag, zoals bezochte pagina’s en geopende mails. Het getal kun je als waarde bewaren, de berekening niet. Heb je er geen beslissing op genomen in de laatste maanden, dan is het vaak een veld dat vooral meeging. Zet het niet mee, of bewaar het in een archiefexport.
Besluit eerst wat daarvoor in de plaats komt.
Zonder vervanging verlies je geen data, maar wel de sturing die erop draaide. Dat is een inrichtingsvraag voor je salesproces.
Automatiseringen: opnieuw bouwen en meteen opruimen
Workflows gaan niet mee. De logica verschilt en je moet ze opnieuw bouwen. Wij zien in HubSpot-omgevingen vaak dat een flink deel van de workflows niet meer draait, dubbel staat of een proces dient dat is veranderd. Een inventarisatie voor de overstap vraagt per workflow drie dingen: wanneer is hij voor het laatst gestart, wat doet hij, en wat gebeurt er als hij er niet is.
Wat overblijft, bouwen we in de automations van Pipedrive als het binnen Pipedrive blijft, en met Make.com als het over systemen heen gaat. Dat tweede is bijvoorbeeld een lead uit je marketingtool die als persoon en deal in Pipedrive terechtkomt met een eigenaar. Sales Surge is Make Certified Partner. Meer over onze werkwijze staat in Pipedrive koppelingen laten bouwen. Sequences met vertakkingen zoals je ze in HubSpot kende, hebben in Pipedrive een eenvoudiger vorm. Voor meer is een aparte tool nodig, en die moet iemand beheren.
HubSpot houden voor marketing, Pipedrive voor sales
Een veelgekozen tussenvorm: HubSpot blijft voor formulieren, landingspagina’s en mailcampagnes, Pipedrive wordt het systeem waarin verkoop werkt. Het voordeel is dat je marketingwerk niet verhuist. Het nadeel is dat je twee systemen met een koppeling hebt, en daarbij horen afspraken: welk systeem is leidend voor een contactpersoon, op welk moment wordt een lead aan sales overgedragen, wat gebeurt er als iemand zich uitschrijft.
Houd je de abonnementen gescheiden, controleer dan in je contract welke modules je kunt opzeggen en hoe de prijs voor marketingcontacten verandert. Dat verschilt per abonnement en per jaar. Over de kostenkant: in de licentieregel in je offerte lees je waarom licentiekosten een eigen regel horen te hebben, en in verborgen kosten van een implementatie wat je anders over het hoofd ziet.
Rapportage: bouw alleen na wat het team echt opende
Een HubSpot-account heeft vaak tientallen rapporten, waarvan het team er enkele echt gebruikt. Kijk eerst welke rapporten de laatste negentig dagen zijn geopend. In de omgevingen waar wij bij kwamen, blijven er daarvan vaak vijf tot tien over. Die bouwen we opnieuw in de rapportage van Pipedrive. Wil de directie meer, dan kan Pipedrive aan een BI-tool als Looker Studio of Power BI worden gehangen, maar doe dat op een lijst van vragen, niet op alles wat er ooit was.
Verwacht niet dat elk HubSpot-rapport één op één terugkomt. Sommige rapporten leunen op eigenschappen die in Pipedrive anders heten of niet bestaan. De vragen erachter wel. Hoe wij dit aanpakken, staat in rapportage en forecast laten inrichten.
Een weekend voor de omschakeling, en niet midden in de week
De omschakeling zelf doen we bij voorkeur in een weekend: bevriezen in HubSpot, een laatste import, een controle op tellingen en op maandagochtend werkt het team in Pipedrive. Tot dat moment werkt iedereen in HubSpot door. Midden in de week omzetten kost een dag waarop niemand weet waar hij moet kijken.
We noemen hier geen vaste doorlooptijd. In de bronnen die we hebben liggen de ranges uiteen, en de werkelijke tijd wordt vooral bepaald door vier dingen: hoeveel bronnen en velden er zijn, hoe schoon de data is, hoeveel automatiseringen opnieuw moeten en hoe snel jullie zelf besluiten nemen. Dat laatste rekt een traject vaker dan het bouwen. De volgorde van een traject staat in hoe een traject verloopt.
Rekenvoorbeeld: licentiekosten naast elkaar
In een eigen checklist rekent Sales Surge voor een B2B-salesteam van vijftien mensen met ongeveer 2.150 euro per maand voor HubSpot Sales Hub Professional met Operations Hub Starter, tegenover ongeveer 920 euro per maand voor Pipedrive Power met Make.com Pro. Dat is een verschil van circa 14.800 euro per jaar. Behandel dit als rekenvoorbeeld en niet als prijslijst: de bron geeft er geen peildatum bij, prijzen en pakketten van beide partijen veranderen en jouw teamgrootte en modules wijken af. Reken met de actuele prijslijsten en je eigen aantallen.
| Wat je meetelt | Wat je vaak vergeet |
|---|---|
| Licenties per gebruiker per maand | Een aparte marketingtool als je HubSpot Marketing opzegt |
| Abonnement op Make.com | Uren voor beheer van de koppelingen |
| De migratie zelf, eenmalig | Eigen uren voor opschonen, testen en training |
De eenmalige kosten staan in wat kost een migratie, met marktbandbreedtes per scenario en niet met een prijs van ons.
Wanneer je dit zelf kunt
Heb je een of twee gebruikers, geen koppelingen en weinig historie, dan is een eigen overstap met de CSV-route haalbaar. Pak een middag, exporteer, kijk naar wat het supportartikel van Pipedrive voorschrijft en doe een proef met vijftig records. Een partner kost in zo’n situatie meer dan hij oplevert. Is dat jouw situatie, dan is partner inhuren of zelf doen een betere plek om te beginnen.
Vanaf een team dat in het systeem werkt, met koppelingen, meerdere pijplijnen of veel historie, loont begeleiding doorgaans. Niet omdat het technisch onmogelijk is, maar omdat de fouten pas opvallen als het team al werkt. Zit je daar, gebruik dan Bespreek je implementatie. Je krijgt van ons een eerlijk antwoord op de vraag of overstappen voor jouw situatie zin heeft, ook als dat antwoord is dat je beter kunt blijven.