Eén schone lijst zelf importeren kan. Meerdere lijsten met historie laat je beter begeleiden, omdat het werk in de beslissingen zit en niet in het uploaden.
Het importeren zelf is het kleinste deel. De tijd gaat zitten in uitzoeken wat er in de bestanden staat, in ontdubbelen en in afspraken over wie de oude lijst loslaat.
Wat er in een Excel-lijst echt staat
Een spreadsheet van een verkoper is zelden alleen een lijst. Er staan bedrijven in, namen van mensen die er werken, een kolom met een status in eigen woorden, een kolom "laatste contact" die half is bijgehouden en een opmerkingenveld waar ook de afspraak van vorig jaar in zit. Eén rij bevat dus een organisatie, een persoon, soms een deal en soms een notitie, door elkaar.
Pipedrive houdt die dingen uit elkaar: organisaties, personen, deals, activiteiten en notities zijn aparte soorten records die naar elkaar verwijzen. Daar zit de eigenlijke overstap. Het gaat niet om het verplaatsen van cellen, maar om het uit elkaar halen van wat er in een rij door elkaar staat.
In projecten waar wij bij kwamen zag de bronlijst er meestal zo uit. Medres werkte met spreadsheets, mailthreads en post-its. Bij MM Montage hielden drie verkopers hun prospects en deals bij in een eigen Excel en in hun hoofd. Bij BOOH Media zat de informatie verspreid over mail, Excel, losse documenten en WhatsApp. De lijst was in alle drie de gevallen niet het probleem. Het probleem was dat er niemand was die kon zeggen welke lijst klopte.
Eén regel per wat: organisatie, persoon of deal
Het eerste besluit is wat een rij in jouw lijst eigenlijk is. Een lijst met bedrijven waarvan je er honderd hebt aangeschreven is een lijst met organisaties en misschien personen. Een lijst met offertes is een lijst met deals. Een lijst met een aantal kolommen van elk soort is er een van alle drie, en die moet je splitsen voordat je iets importeert.
Praktisch betekent dat dat één bestand bij het importeren vaak twee of drie bestanden wordt: eerst de organisaties, dan de personen die daaraan hangen, dan de deals die aan beide hangen. De volgorde telt, want een persoon zonder organisatie waaraan hij kan hangen blijft los staan. Een goede partner laat je de splitsing vooraf zien in een voorbeeld met tien rijen uit je eigen bestand, zodat je het kunt goedkeuren voordat er duizenden rijen doorheen gaan.
Welke kolommen velden worden en welke weg mogen
Niet elke kolom hoort mee. Loop ze één voor één langs met dezelfde vraag: beantwoordt dit veld een vraag waar iemand binnen een jaar op stuurt of mee belt? Een kolom "opmerking" met een jaar oude tekst wordt een notitie, geen veld. Een kolom "kleur" waarin de verkoper intern aangaf hoe warm een lead was, wordt een echt veld met vaste keuzes of vervalt.
Het omgekeerde gebeurt ook. Vier verkopers schrijven in de kolom "status" vier verschillende woorden voor hetzelfde. Dat moet eerst samen naar één lijst met waarden voordat de kolom een keuzeveld in Pipedrive kan worden. Daarom hoort het ontwerp van de velden bij de pijplijn en niet bij de import. Als je nog niet weet welke stages je gaat gebruiken, kun je ook niet weten wat de statuskolom moet worden. Hoe dat ontwerp eruitziet lees je in je pijplijn laten ontwerpen.
Dubbelen tussen de lijsten van meerdere verkopers
Zodra er meer dan één lijst is, staat hetzelfde bedrijf er meestal meerdere keren in. Eén schrijft "Van der Berg Installatie B.V.", de ander "Van den Berg Installatietechniek" en de derde alleen de domeinnaam. Op naam alleen lukt ontdubbelen niet. Je hebt een sleutel nodig die niet de naam is: een KvK-nummer, een domein, een e-mailadres, of een nummer uit je boekhouding of offertesysteem.
Bij MM Montage zijn de bestaande prospectlijsten en de sheet met leads zonder offerte ingelezen, ontdubbeld tegen het offertesysteem en per segment gelabeld. Het offertenummer en het klant-ID uit dat systeem werden de sleutel waarmee de systemen elkaar terugvinden. Dat werkte omdat die nummers al bestonden en niet door een verkoper te wijzigen waren. Een naam kan iedereen veranderen. Een nummer niet.
Zo ontdubbel je zonder dat er stilletjes data verdwijnt.
Waar twee lijsten elkaar tegenspreken, kiest een mens welke waarde wint. Geen automatische keuze die achteraf niemand kan terugvinden.
Je krijgt een schone lijst met onzichtbare fouten.
Samenvoegen is eenrichtingsverkeer. Eis een lijst met wat er met welk record is gebeurd voordat de import definitief wordt.
Historie: wat is een activiteit en wat is een notitie
Veel teams willen "alles meenemen". Dat is zelden slim, en het is nooit automatisch. Een activiteit in Pipedrive is iets met een soort, een datum en een eigenaar: een gesprek, een e-mail, een afspraak. Een notitie is vrije tekst. Een Excel-kolom met "gebeld 14/3, belde terug" kan een activiteit worden, als iemand besluit dat de datum betrouwbaar genoeg is om als echte activiteit op te slaan. Anders wordt het een notitie op de deal of de organisatie, met de datum in de tekst.
Beslis per soort historie of iemand hem het komende jaar gebruikt. Open deals en recente contactmomenten gaan mee. Gesloten deals van vijf jaar terug kunnen in een archiefexport blijven staan. Elke extra soort data voegt een eigen mappings- en testronde toe, en dat is precies waar een migratie duurder van wordt. De bandbreedtes staan in wat kost een migratie.
De eerste dag in Pipedrive: wat het team ziet
De dag dat het team inlogt beslist veel. Iedereen moet zijn eigen bedrijven, zijn eigen lopende deals en zijn eigen volgende stappen terugvinden zonder te zoeken. Dat klinkt logisch, maar het is precies wat misgaat als de import zonder eigenaar-veld is gedaan: iedereen ziet alles en niemand ziet zijn eigen werk.
Laat de eerste inlog daarom niet het moment zijn waarop de verkopers hun data voor het eerst zien. Geef ze een paar dagen eerder een proefimport en vraag ze één ding: zoek vijf klanten op en vertel wat er niet klopt. Zo komen de correcties voordat het team ze in het echte systeem tegenkomt. Hoe je dat testen onderbrengt, staat in wat je zelf moet aanleveren.
Wat je team moet loslaten
De grootste verleiding na een import is de oude lijst laten staan "voor het geval dat". Binnen een maand bestaan er dan twee waarheden, en elke verkoper kiest degene waar hij zich het prettigst bij voelt. Dat de lijst weg moet is geen kwestie van techniek. Het is een afspraak: op een vaste datum gaat het bestand op alleen-lezen en verwijst de map met oude lijsten naar Pipedrive.
Wie in het team leiding geeft moet dat zelf voorleven. Zodra de salesmanager in het weekoverleg uit zijn eigen sheet voorleest, weet iedereen dat de sheet nog telt. Hoe je meet of het team echt in het systeem werkt, lees je in adoptie meten na livegang.
Wat het meestal duurder of langzamer maakt
Drie dingen maken een Excel-overstap vaker duurder dan verwacht. Het eerste is het aantal lijsten: elke extra bron is meer dan een extra migratie, omdat de bronnen elkaar tegenspreken en iemand moet beslissen welke waarde wint. Het tweede is het ontbreken van een sleutel: zonder KvK-nummer of domein moet er met de hand op naam worden gematcht. Het derde is de wens om alles mee te nemen.
Wat de planning vertraagt is bijna altijd beslissen en niet bouwen. Wie mag bepalen welke status gewonnen is? Welke lijst wint bij een conflict? Wie keurt de proefimport goed? Dat zijn jouw besluiten, en ze moeten genomen zijn voordat de partner verder kan. Een partner die je tijdens het traject daar niet op wijst, krijgt later een gat in zijn planning dat hij bij jou in rekening brengt.
Over bedragen: de migratie van een nette spreadsheet of een klein adresboek zonder historie ligt in de laagste band, enkele honderden euro tot circa 1.500 euro. Meerdere bronnen met veel maatwerkvelden en jarenlange historie schuiven op naar de hogere banden, tot 12.500 euro. Die banden en hun onderbouwing staan op de kostenpagina over migratie en de totaalprijzen per teamgrootte vind je bij de kosten bij 5 gebruikers.
Twee situaties die je misschien herkent
Drie verkopers, drie lijsten. Eén verkoper werkt op postcodes, de tweede op branche, de derde op relaties van vroeger. Ze hebben ieder een eigen kolomindeling. Zodra je ze onder elkaar zet, blijkt dat een kwart van de bedrijven twee keer voorkomt en dat niemand weet welke verkoper de relatie heeft. Het werk zit hier in de sleutel en in de afspraak over wie de eigenaar is. Het uploaden zelf duurt een paar minuten. Dit was de uitgangssituatie bij MM Montage; hoe dat is aangepakt lees je bij het klantproject MM Montage.
De funnelsheet die het begaf. Het management had een Excel die de pijplijn moest laten zien. Tabbladen per verkoper, formules die niet meer klopten, een grafiek die niemand meer vertrouwde. Hier is de lijst niet het probleem maar wat ze moest voorstellen: een pijplijn. De stap van Excel naar Pipedrive begint dan niet bij de import maar bij de vraag welke stages jullie echt gebruiken. Pas daarna kan de oude sheet leeg.
Wanneer je het zelf kunt
Je hebt ons niet nodig als je één lijst hebt, door één persoon bijgehouden, met één rij per bedrijf en een kolom met e-mailadres of domein. Dan koppel je de kolommen in de importfunctie van Pipedrive aan velden, importeer je eerst tien rijen, controleer je ze en doe je daarna de rest. Je hebt dan geen begeleiding nodig en zou er ook niet voor moeten betalen.
Begeleiding past wanneer er meerdere lijsten zijn, wanneer er een boekhouding of offertetool aan gekoppeld moet worden, of wanneer het team niet kan stilvallen terwijl de data verhuist. Onze rol is dan de beslissingen aan jou voorleggen, de data klaarzetten, een proef laten zien en zorgen dat de dag van de omschakeling geen verrassing is. Staat jouw situatie hier tussenin, dan kun je partner inhuren of zelf doen naast je eigen lijst leggen.
Vragen die je aan elke partner stelt, ook aan ons
Vraag hoe de partner omgaat met dubbelen en wie het besluit over een conflict neemt. Vraag om een proefimport met jouw eigen rijen voordat de echte import start. Vraag wat er gebeurt met records die niet passen: worden ze weggegooid, in een apart bestand gezet of teruggestuurd? En vraag wat er in de offerte staat voor het geval jouw data slechter blijkt dan gedacht.
Bij ons gebeurt het ontdubbelen en valideren vóór de import in plaats van erna. Wat wij niet doen is beloven dat elk record in jouw lijst bruikbaar is. Wat een record nodig heeft om mee te gaan, spreken we vooraf met je af. De volgende stap is een gesprek waarin je de lijsten laat zien die je hebt: via Bespreek je implementatie. Heb je al een complete offerte voor een Excel-overstap liggen, lees dan ook wat een implementatiepartner doet.