Koop pas als het probleem terugkeert. Bouw zelf zolang het eenmalig is of klein blijft.
Een eenmalige opschoning doe je zelf, ook als het een saaie middag kost. Een probleem dat elk kwartaal terugkomt vraagt om iets bestaands, want dan betaal je anders elk kwartaal opnieuw voor dezelfde middag.
De vraag achter de vraag
Bijna elke discussie over kopen of zelf bouwen gaat over geld. Dat is de verkeerde ingang. De betere vraag luidt: hoe vaak komt dit probleem terug, en wie lost het de tweede keer op?
Een eenmalige klus is bijna altijd zelfwerk. Een terugkerende klus is bijna altijd gereedschap. Daartussen zit een grijs gebied, en dat gebied vullen wij hieronder in met een oordeel per situatie.
Let op één ding vooraf. Pipedrive zelf kan meer dan de meeste teams gebruiken. Filters, weergaven, verplichte velden en geplande exports lossen een verrassend groot deel op. Begin daar, altijd.
Wat je met Pipedrive zelf al oplost
Neem een team dat wil weten welke deals stilstaan. Dat is een filter op de datum van de laatste activiteit, opgeslagen als weergave. Er is geen product voor nodig en geen consultant. Het kost een halfuur en het werkt morgen.
Datzelfde geldt voor een deel van de datakwaliteit. Verplichte velden bij een stapovergang voorkomen meer rommel dan welke opschoning achteraf ook. Preventie is hier goedkoper dan genezing, en preventie zit gratis in het product.
Zelf inrichten in Pipedrive is hier de juiste keuze.
Tot ongeveer tien gebruikers los je de meeste vragen op met filters, weergaven en een maandelijkse export. Koop niets voordat je die grens raakt.
Waar zelf bouwen alsnog stukloopt
Er zijn drie grenzen. De eerste is volume. Zoeken naar dubbele organisaties in een bestand van vijfhonderd records doe je met een export en een spreadsheet. Bij zestienduizend records is diezelfde aanpak een week werk en een bron van fouten.
De tweede grens is herhaling. Alles wat je elke maand opnieuw met de hand doet, is een verborgen abonnement dat je in uren betaalt. Je ziet het alleen niet op een factuur staan.
De derde grens is techniek. Zodra je een verband wilt tussen deals, activiteiten en organisaties tegelijk, houdt de standaardrapportage op. Dan kies je tussen maatwerk, een bestaand product of het accepteren dat je het niet weet.
Dit is de duurste vorm van zelf doen, en niemand ziet de rekening.
Reken de uren één keer door tegen een intern tarief. Vaak blijkt een bestaand product goedkoper dan de middag die iedereen vergeet mee te tellen.
Twee concrete voorbeelden van kant en klaar
Wij maken zelf twee producten die dit grijze gebied goed illustreren. Wij noemen ze hier omdat ze concreet zijn, niet omdat wij vinden dat jij ze nodig hebt. Wie wij zijn en welk belang wij hebben, staat in het colofon van deze site.
Surge Dedupe is het voorbeeld bij ontdubbelen. Het zoekt dubbelen op e-mailadres, telefoonnummer en naam, en legt elk voorstel eerst voor aan een mens. Dat laatste is het punt: het bespaart de zoektocht, niet het oordeel. Onder de duizend records win je daar weinig mee. Boven de tienduizend records wel.
Surge Reports is het voorbeeld bij rapportage. Het legt verbanden over meerdere objecten heen, wat de standaardrapportage van Pipedrive niet doet. Heb je één omzetgrafiek nodig, dan is dit overkill. Wil je maandelijks vijf vaste rapporten voor drie teams, dan is maatwerk laten bouwen meestal duurder.
Doe dit met een export en een spreadsheet.
Een abonnement voor twaalf maanden om één rapport per jaar te maken, is geld dat niets oplevert. Wij zeggen dat ook als het onze eigen categorie is.
Wat maatwerk anders maakt dan allebei
Er is een derde optie die vaak wordt vergeten: maatwerk laten bouwen. Dat lijkt op zelf bouwen, maar de rekening ziet er anders uit. Je betaalt eenmalig voor de bouw en daarna jarenlang voor onderhoud dat niemand heeft begroot.
Bij een bestaand product betaalt de leverancier dat onderhoud uit de omzet van al zijn klanten. Dat is het echte verschil. Bij maatwerk ben jij de enige die de rekening voor een wijziging in de koppeling betaalt.
Als het probleem algemeen is, bestaat er meestal al een product voor.
Hoor je bij elke wens het woord maatwerk, lees dan onze rode vlag over trajecten waarin alles maatwerk wordt.
De verborgen kant van deze afweging staat uitgewerkt in de verborgen kosten van een implementatie. Onderhoud en beheer staan zelden in de offerte, terwijl ze de langste looptijd hebben.
De volgorde die bijna altijd werkt
Begin in Pipedrive zelf en accepteer dat het niet perfect is. Meet daarna hoeveel tijd het handwerk kost, in uren per maand. Pas als dat getal er staat, ga je vergelijken met een prijs per maand.
Kies je voor een product, stel dan drie vragen. Kan ik alles exporteren. Blijft mijn CRM werken als ik opzeg. Loopt de prijs per gebruiker, per record of per organisatie. Dat derde antwoord bepaalt wat je over drie jaar betaalt.
Weet je nog niet of je hier überhaupt hulp bij nodig hebt, lees dan partner inhuren of zelf doen. Wil je weten wat een bestaand rapportageproduct verslaat, kijk dan bij wat maatwerkrapportage kost. En de keuring van het gereedschap zelf staat in onze keuring van partnergereedschap.
Veelgestelde vragen
Wanneer is zelf inrichten in Pipedrive genoeg?
Als het probleem binnen één objectsoort blijft en de aantallen klein zijn. Een filter, een weergave en een geplande export lossen meer op dan mensen denken.
Wat kost een bestaand product per maand?
Meestal enkele tientallen tot enkele honderden euro's per maand. Kijk vooral naar de eenheid: per gebruiker, per record of per organisatie loopt jarenlang heel verschillend af.
Is maatwerk duurder dan een abonnement?
Bijna altijd op de lange termijn, want maatwerk heeft onderhoud nodig. Bij een abonnement betaalt de leverancier dat onderhoud uit de omzet van alle klanten samen.
Kan ik later alsnog overstappen van zelfbouw naar een product?
Ja, en dat is vaak de verstandige volgorde. Begin klein in Pipedrive zelf. Loop je tegen de grens aan, dan weet je precies welke eisen je aan een product stelt.
Wat als het product stopt of de leverancier verdwijnt?
Dan wil je een export en een CRM dat zonder de tool blijft werken. Vraag dat vooraf, en test de export één keer terwijl het contract nog loopt.