Koop pas als het probleem terugkeert. Bouw zelf zolang het eenmalig is of klein blijft.
Een eenmalige opschoning doe je zelf, ook als het een saaie middag kost. Een probleem dat elk kwartaal terugkomt vraagt om iets bestaands, want dan betaal je anders elk kwartaal opnieuw voor dezelfde middag.
De vraag achter de vraag
Bijna elke discussie over kopen of zelf bouwen gaat over geld. Dat is de verkeerde ingang. De betere vraag luidt: hoe vaak komt dit probleem terug, en wie lost het de tweede keer op?
Een eenmalige klus is bijna altijd zelfwerk. Een terugkerende klus is bijna altijd gereedschap. Daartussen zit een grijs gebied, en dat gebied vullen wij hieronder in met een oordeel per situatie.
Let op één ding vooraf. Pipedrive zelf kan meer dan de meeste teams gebruiken. Filters, weergaven, verplichte velden en geplande exports lossen een verrassend groot deel op. Begin daar, altijd.
Wat je met Pipedrive zelf al oplost
Neem een team dat wil weten welke deals stilstaan. Dat is een filter op de datum van de laatste activiteit, opgeslagen als weergave. Er is geen product voor nodig en geen consultant. Het kost een halfuur en het werkt morgen.
Datzelfde geldt voor een deel van de datakwaliteit. Verplichte velden bij een stapovergang voorkomen meer rommel dan welke opschoning achteraf ook. Preventie is hier goedkoper dan genezing, en preventie zit gratis in het product.
Zelf inrichten in Pipedrive is hier de juiste keuze.
Tot ongeveer tien gebruikers los je de meeste vragen op met filters, weergaven en een maandelijkse export. Koop niets voordat je die grens raakt.
Dit is dezelfde conclusie als in partner inhuren of zelf doen: bij vijf gebruikers en een rechte verkoopstraat is zelf inrichten verstandig en hebben wij je niet nodig, noch ons gereedschap.
Twee situaties uit een werkweek
Een salesmanager krijgt elke maandag dezelfde vraag van de directie: welke deals staan al drie weken stil. Zij maakt één keer een filter op de datum van de laatste activiteit en slaat die op als weergave. Het kost haar een halfuur, en daarna niemand meer iets. Geen product, geen partner.
Een operations manager moet elk kwartaal handmatig dubbele organisaties opruimen in een bestand van zestienduizend records. De eerste keer kostte het een week en de laatste keer twee dagen, met drie fouten. Dat is het signaal dat de klus niet meer eenmalig is, en dat iets bestaands goedkoper is dan de middag die iedereen vergeet mee te tellen.
Waar zelf bouwen alsnog stukloopt
Er zijn drie grenzen. De eerste is volume. Zoeken naar dubbele organisaties in een bestand van vijfhonderd records doe je met een export en een spreadsheet. Bij zestienduizend records is diezelfde aanpak een week werk en een bron van fouten.
De tweede grens is herhaling. Alles wat je elke maand opnieuw met de hand doet, is een verborgen abonnement dat je in uren betaalt. Je ziet het alleen niet op een factuur staan.
De derde grens is techniek. Zodra je een verband wilt tussen deals, activiteiten en organisaties tegelijk, houdt de standaardrapportage op. Dan kies je tussen maatwerk, een bestaand product of het accepteren dat je het niet weet.
Dit is de duurste vorm van zelf doen, en niemand ziet de rekening.
Reken de uren één keer door tegen een intern tarief. Vaak blijkt een bestaand product goedkoper dan de middag die iedereen vergeet mee te tellen.
Twee concrete voorbeelden van kant en klaar
Wij maken zelf twee producten die dit grijze gebied goed illustreren. Wij noemen ze hier omdat ze concreet zijn, niet omdat wij vinden dat jij ze nodig hebt. Wie wij zijn en welk belang wij hebben, staat in de verklaring van de uitgever van deze site.
Surge Dedupe is het voorbeeld bij ontdubbelen. Het zoekt dubbelen op e-mailadres, telefoonnummer en naam, en legt elk voorstel eerst voor aan een mens. Dat laatste is het punt: het bespaart de zoektocht, niet het oordeel. Onder de duizend records win je daar weinig mee. Boven de tienduizend records wel.
Surge Reports is het voorbeeld bij rapportage. Het legt verbanden over meerdere objecten heen, wat de standaardrapportage van Pipedrive niet doet. Heb je één omzetgrafiek nodig, dan is dit overkill. Wil je maandelijks vijf vaste rapporten voor drie teams, dan is maatwerk laten bouwen meestal duurder.
Doe dit met een export en een spreadsheet.
Een abonnement voor twaalf maanden om één rapport per jaar te maken, is geld dat niets oplevert. Wij zeggen dat ook als het onze eigen categorie is.
Wat maatwerk anders maakt dan allebei
Er is een derde optie die vaak wordt vergeten: maatwerk laten bouwen. Dat lijkt op zelf bouwen, maar de rekening ziet er anders uit. Je betaalt eenmalig voor de bouw en daarna jarenlang voor onderhoud dat niemand heeft begroot.
Bij een bestaand product betaalt de leverancier dat onderhoud uit de omzet van al zijn klanten. Dat is het echte verschil. Bij maatwerk ben jij de enige die de rekening voor een wijziging in de koppeling betaalt.
Als het probleem algemeen is, bestaat er meestal al een product voor.
Hoor je bij elke wens het woord maatwerk, lees dan onze rode vlag over trajecten waarin alles maatwerk wordt.
De verborgen kant van deze afweging staat uitgewerkt in de verborgen kosten van een implementatie. Onderhoud en beheer staan zelden in de offerte, terwijl ze de langste looptijd hebben.
Zo nemen wij het op
Hoe Sales Surge dit doet
Wij bouwen zelf, en dat betekent dat wij een belang hebben bij het antwoord kant en klaar. Daarom staat de volgorde hierboven vast: begin in Pipedrive zelf, meet de uren, en pas dan vergelijk je met een prijs per maand. Een voorstel van ons beschrijft het gereedschap dat erin zit, en wat je kunt exporteren.
Wat wij niet doen is een product aanraden onder de omvang waarbij het zichzelf terugverdient. Zie je dat bij ons anders, vraag dan waarom. Ons antwoord hoort uit je eigen cijfers te komen, niet uit onze brochure.
De volgorde die bijna altijd werkt
Begin in Pipedrive zelf en accepteer dat het niet perfect is. Meet daarna hoeveel tijd het handwerk kost, in uren per maand. Pas als dat getal er staat, ga je vergelijken met een prijs per maand.
Kies je voor een product, stel dan drie vragen. Kan ik alles exporteren. Blijft mijn CRM werken als ik opzeg. Loopt de prijs per gebruiker, per record of per organisatie. Dat derde antwoord bepaalt wat je over drie jaar betaalt.
Weet je nog niet of je hier überhaupt hulp bij nodig hebt, lees dan partner inhuren of zelf doen. Wil je weten wat een bestaand rapportageproduct verslaat, kijk dan bij wat maatwerkrapportage kost. En de eisen aan het gereedschap zelf staan in gereedschap dat partners meebrengen.
De grens van dit advies
De drempels op deze pagina zijn richtgetallen uit werkervaring, geen meetresultaten, en ze verschuiven met de rommeligheid van je data. Wil je weten waar jij zit, bespreek dan je implementatie met ons en neem je uren per maand en je aantal records mee. Dan zeggen wij eerlijk of zelf doen de goedkoopste route is.