Een migratie kost tussen een paar honderd en 12.500 euro. De staat van jouw data bepaalt waar jij in die band landt.
Vraag nooit alleen wat de migratie kost. Vraag wat er precies overgaat, uit welke bron, en wat de partner aanneemt over de kwaliteit. Die drie antwoorden verklaren elke prijs.
Waarom dit de rekbaarste post op de offerte is
Een pijplijn inrichten is voorspelbaar werk. Data overzetten niet. De partner kent jouw data pas als hij erin zit, en dan blijkt pas hoeveel dubbelingen, lege velden en creatieve invoer er al die jaren zijn opgebouwd. Daarom prijzen partners een migratie met marge, of knippen ze hem op in een analyse en een uitvoering.
Dat opknippen is een goed teken. Een kleine betaalde data-analyse vooraf geeft een scherpe prijs voor het echte werk. Een partner die zonder je data gezien te hebben een hard bedrag noemt, gokt. En het risico van die gok ligt via meerwerk alsnog bij jou.
De bandbreedtes per scenario
Drie scenario's dekken de meeste gevallen. Alle bedragen volgen uit de markttarieven van 90 tot 150 euro per uur.
Scenario één: een nette spreadsheet of een klein adresboek. Organisaties, contacten en lopende deals, geen historie. Dit is 4 tot 10 uur werk, dus enkele honderden tot zo'n 1.500 euro. Scenario twee: een standaard CRM zoals HubSpot, Salesforce of Teamleader, met enkele jaren historie. Reken op 15 tot 35 uur, ofwel 1.500 tot 5.000 euro. Scenario drie: meerdere bronnen, veel maatwerkvelden, tien jaar historie inclusief notities en documenten. Dan praat je over 35 tot 90 uur, ofwel 5.000 tot 12.500 euro.
De grens tussen de scenario's is niet het bronsysteem, maar wat je meeneemt. Elke extra datasoort, denk aan notities, mails, offertes en gesloten deals, voegt een eigen mappings- en testronde toe.
Zo hoort een serieuze migratie te beginnen.
Na de analyse krijg je een vaste prijs voor de uitvoering, gebaseerd op jouw echte data in plaats van een gok.
Drie risico's gestapeld in één regel van de offerte.
Zonder afbakening en proefmigratie is elke tegenvaller jouw rekening. Eis een proefronde met steekproefcontrole.
Wat de prijs opdrijft
Datakwaliteit staat met afstand bovenaan. Dubbele organisaties, contactpersonen zonder e-mailadres, velden die per collega anders zijn ingevuld. De partner kan dat opschonen, maar tegen uurtarief. Tweede opdrijver: historie. Hoe verder terug je wilt, hoe meer uitzonderingen en verweesde records er opduiken.
Derde opdrijver: het aantal bronnen. Twee systemen samenvoegen is meer dan twee keer één migratie, want de bronnen spreken elkaar tegen en iemand moet beslissen welke waarheid wint. Reken bij elke extra bron op flinke extra uren voor ontdubbeling.
Wat je zelf kunt drukken
Schoon zelf op voordat de meter loopt. Voeg dubbelingen samen, archiveer bedrijven waar vijf jaar niets mee is gebeurd en trek veldgebruik recht. Dit is saai werk, maar het is het verschil tussen scenario twee en drie. Beslis daarnaast hard over historie: alles ouder dan twee jaar kan meestal in een archiefexport in plaats van in Pipedrive.
Plan de migratie ook niet als sluitstuk. Wie de data-analyse vroeg in het traject doet, ontdekt problemen wanneer er nog tijd is. Hoe die volgorde in een gezond traject loopt, zie je in hoe een traject verloopt.
De keuze die niemand durft te maken: minder meenemen
De goedkoopste migratie is de migratie die je niet doet. Vraag per datasoort wie hem het komende jaar echt gaat gebruiken. Open deals: iedereen, dus mee. Contacten met recente activiteit: mee. Maar de verloren deals uit 2019, de notities van vertrokken collega's, de duizenden contacten zonder enig contactmoment? Een archiefexport in een spreadsheet bewaart ze net zo goed, voor een fractie van de prijs.
Dit gesprek voelt ongemakkelijk, want data weggooien voelt als waarde weggooien. Draai het om: elke gigabyte ruis die je meeneemt, maakt het nieuwe systeem trager, voller en onbetrouwbaarder. Een strakke selectie is geen bezuiniging maar een kwaliteitskeuze.
Zo verhoudt de migratie zich tot de rest
Bij kleine trajecten is de migratie vaak een kwart van de totaalprijs, bij grote trajecten met veel bronnen kan hij naar de helft groeien. Vergelijk de verhouding in de kosten bij 25 gebruikers en het complete marktbeeld in het kostenoverzicht.
En onthoud: de migratie is ook de post waar verborgen kosten graag wonen. Eigen uren voor opschonen en testen staan zelden in de offerte, maar bestaan wel. Meer daarover in de verborgen kosten van een implementatie.
Veelgestelde vragen
Wat kost een datamigratie naar Pipedrive?
Van een paar honderd euro voor een nette spreadsheet-import tot 12.500 euro voor een complexe migratie met jaren historie uit meerdere systemen. Het bronsysteem en de datakwaliteit bepalen de prijs.
Waarom lopen migratieoffertes zo ver uiteen?
Omdat partners verschillende dingen onder migratie verstaan. De één importeert alleen contacten en deals, de ander neemt ook notities, mails, documenten en gesloten deals mee. Vraag altijd wat er precies overgaat.
Moet mijn oude historie eigenlijk wel mee?
Vaak maar deels. Open deals en actuele contacten altijd. Gewonnen en verloren deals van de laatste twee jaar meestal. Alles daarvoor kun je vaak beter als archiefexport bewaren dan duur laten migreren.
Wat kan ik zelf doen om de migratie goedkoper te maken?
Opschonen voordat de partner begint. Dubbele contacten samenvoegen, oude records archiveren en velden consistent maken kost jou tijd maar geen uurtarief. Vervuiling migreren is het duurste wat er is.
Hoe test ik of een migratie geslaagd is?
Met een proefmigratie en steekproeven. Spreek vooraf af hoeveel records er per type over moeten en controleer na de proef tien willekeurige klanten tot in de details. Pas daarna volgt de echte overzet.