Een CRM wordt pas het centrum van je verkoop als offerte, planning en leads erin samenkomen. Bij MM Montage zette Sales Surge Pipedrive voorop en bouwde Make.com als koppellaag naar Robaws, vPlan en Meta Lead Ads. Hier lees je wat daarvoor nodig was en wat nog niet af is.
Het project op een rij
- Klant
- MM Montage, dak- en gevelbeplating voor landbouw en industrie in België
- Uitgevoerd door
- Sales Surge
- Startpunt
- Drie verkopers met elk een eigen Excel
- Gekoppeld
- Robaws, vPlan en Meta Lead Ads
- Gebouwd
- Drie pijplijnen, koppelsleutels, zes gegevensstromen in Make.com, nurture-flows en Insights-dashboards
- Nog open
- Telefonie, een leadagent op postcodes en het toerekenen van advertentiekosten per deal
Het startpunt: drie verkopers, drie Excel-lijsten en geen gedeelde pijplijn
Drie verkopers hielden hun prospects en deals bij in een eigen Excel en in hun hoofd. Er was geen gedeelde pijplijn, en het management kon niet zien wat er in de funnel zat zonder het te gaan vragen. De funnel-spreadsheet die er wel was, was bezweken. Voor koude en lauwe leads liep geen enkele sequence, en er was geen dashboard voor pijplijnwaarde, leadbron of verkoop tegenover target.
De vraag bij de eerste kennismaking was concreet: het hele salesproces opnieuw opbouwen in Pipedrive, de Meta-leadadvertenties rechtstreeks het CRM in met toewijzing aan de juiste verkoper, en de opvolging niet meer met de hand doen. In april 2026 liepen we in een live demo het hele proces door. Begin mei stond de handtekening onder de offerte en zijn we begonnen.
Waarom offerte, planning en CRM niet met elkaar praatten
Offertes werden gerekend in Robaws, de planning liep in vPlan, en geen van beide praatte met het CRM. Een deal werd dus op drie plekken ingetikt, met dubbele records en klantdata die per systeem verschilde. Wie in een bedrijf met offerte- en planningssoftware werkt, kent het: de planner belt de verkoper voor het adres, de verkoper belt de administratie voor de offerte.
De Facebook Lead Ads voor landbouw en voor het KMO-segment leverden gestaag leads op, net als de eigen postcodetool van MM Montage. Maar er ging niets automatisch naar een verkoper, dus bleef een lead liggen of werd hij met de hand verdeeld. Die verdeelstap was waar de vertraging zat. Dat is een ander soort probleem dan een kapot CRM: het systeem klopt, maar de systemen praten niet.
De architectuur: Pipedrive voorop, Make.com als koppellaag
Pipedrive is de voorkant. Daarachter ligt Make.com als koppellaag tussen Meta, Pipedrive, Robaws en vPlan, in twee richtingen en op gebeurtenissen. Een verkoper, een planner en de directeur kijken zo naar dezelfde klant, dezelfde offerte en hetzelfde project. Elk gegevens object heeft een eigen scenario met eigen foutafhandeling, nieuwe pogingen, ontdubbeling en een logboek. Dat zijn de zes stromen:
| Van | Naar | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Meta Lead Ads | Pipedrive | Leads uit landbouw en KMO komen in de juiste pijplijn bij de juiste verkoper, met campagne, advertentieset en leadbron als vast veld op de deal. |
| Robaws | Pipedrive | Elke offerte komt als deal binnen, met waarde, vierkante meters, producttype, offertenummer en de pdf. |
| Pipedrive | Robaws | Een gewonnen deal maakt of werkt de klant bij in Robaws. Contact, adres en btw-gegevens blijven in beide systemen gelijk. |
| Pipedrive (gewonnen) | vPlan | Het project wordt aangemaakt met het juiste sjabloon, de planner, de dakoppervlakte en de Robaws-referentie. Het projectnummer van vPlan komt terug in Pipedrive. |
| vPlan | Pipedrive | Statuswijziging, startdatum en planner komen terug, zodat sales ziet waar een project staat zonder bij de planning langs te lopen. |
| Digitale handtekening | Pipedrive en Robaws | Ondertekenstatus, ondertekenaar, tijdstip en pdf gaan op hetzelfde moment naar beide systemen. |
Waarom zo en niet rechtstreeks verbinden? Een losse koppeling per systeempaar leidt tot een kluwen waarin één wijziging drie dingen kapot maakt. Het gevaar van het andere uiterste is dat alles maatwerk wordt, zoals beschreven bij alles wordt maatwerk. Wat een koppeling kost en wat je er maandelijks voor betaalt, staat bij wat koppelingen met Pipedrive kosten.
Robaws naar Pipedrive en terug: offertes, klanten en koppelsleutels
De inrichting in Pipedrive bestaat uit drie gescheiden pijplijnen: Landbouw, KMO en Nieuwbouw of Industrie, elk met een eigen reeks fases van aanvraag tot gewonnen of verloren. De velden omvatten dakoppervlakte in vierkante meters, producttype, winkans, verwachte beslisdatum en de offerte- en klantnummers uit Robaws. Die nummers zijn de sleutel waarmee de systemen elkaar terugvinden, en daarom het belangrijkste veld van het hele project.
De historie is ingelezen uit de bestaande prospectlijsten en de lijst met leads zonder offerte, ontdubbeld tegen Robaws en per segment gelabeld. Daarna draait het in twee richtingen. Dagelijks wordt Robaws leeggehaald: elke nieuwe of gewijzigde offerte komt als deal in Pipedrive, met pijplijn, fase, waarde, oppervlakte, producttype en het offertenummer als koppelsleutel. Daarnaast zijn er webhooks op fasewissel, op gewonnen en verloren en op offertestatus, zodat een wijziging niet op de nachtelijke run hoeft te wachten. Wat het kost om bestaande data over te zetten, hoort bij wat een migratie kost.
Van gewonnen deal naar vPlan-project
Gaat een deal op Gewonnen, dan maakt Make het project in vPlan aan met het juiste sjabloon, de planner, de oppervlakte en de Robaws-referentie, en schrijft het projectnummer terug naar de deal. Verandert er later iets aan startdatum, planner of status, dan komt dat terug in Pipedrive, zodat de accountmanager ziet waar zijn verkochte werk staat. Geen overtikken, en geen opdracht die blijft liggen.
Ook de digitale handtekening loopt hierlangs. Een offerte die in Robaws is gerekend komt met waarde, geldigheid en pdf in Pipedrive binnen, klaar om vanuit het CRM te versturen. De ondertekenstatus, de ondertekenaar, het tijdstip en de getekende pdf gaan terug naar zowel Pipedrive als Robaws, zodat sales, administratie en planning naar hetzelfde moment van tekenen kijken.
Meta Lead Ads rechtstreeks in de juiste pijplijn bij de juiste verkoper
De Facebook Lead Ads voor landbouw en voor KMO hangen via Make.com aan Pipedrive en komen in de pijplijn van hun eigen segment terecht. Een lead krijgt bij binnenkomst meteen een eigenaar, met campagne en advertentiebron als vast veld op de deal, zodat je later kunt terugrekenen wat een kanaal kost. De eigen postcodetool van MM Montage staat gepland voor dezelfde route en is dus nog niet aangesloten.
Nurture-flows en dashboards
In Pipedrive Campaigns draaien twee gesegmenteerde flows: een voor koude leads met drie e-mails over acht weken en een voor lauwe leads met vier e-mails over vier weken, met eigen teksten voor landbouw en KMO. Gewonnen en verloren contacten krijgen automatisch een label voor de kwartaalnieuwsbrief. Blijft het stil, dan volgt na een ingesteld aantal dagen een opvolgtaak, waarbij weekenden niet meetellen.
De Insights-dashboards tonen de pijplijnwaarde per verkoper, de doorlooptijd per fase, wat elke leadbron oplevert en de conversie per segment. Targets per persoon en per team zitten in de standaardrapportage en niet meer in de funnel-spreadsheet.
Hypercare en wat in fase 2 volgt
Tijdens de uitrol is er hypercare: kort contact met het team over voortgang, kleine aanpassingen en de vragen die pas komen als mensen het echt gebruiken. Wat dat inhoudt, staat bij wat is hypercare. Daarnaast wordt de Make-laag bijgesteld, onder meer met regels voor deals die te lang stilstaan en met een oog op het creditverbruik als het volume oploopt.
De open punten zijn eerlijk te benoemen. Het automatisch toerekenen van de Meta advertentiekosten per deal gebeurt nog met de hand en is de zwakke plek in de rapportage. Voor fase 2 wordt afgetekend: CloudTalk voor de telefonie en de eigen postcode-leadagent voor landbouw in dezelfde route. Beide zijn dus nog niet gebouwd. En afspraken over wie een melding krijgt als een koppeling uitvalt hoor je vooraf te maken, zie SLA en support afspreken.
Wat de klant zegt en wat niet gemeten is
Het klantcitaat op onze casepagina is kort en staat er zonder naam en zonder datum:
De verkopers zijn er verrassend snel mee onderweg. Voorlopig heel tevreden.
Dit is geen review op de Pipedrive Marketplace, dus er is geen bron die je zelf kunt controleren. Lees het als een korte indruk. Volgens onze casebeschrijving pakte het salesteam de nieuwe manier van werken sneller op dan we hadden ingeschat. Een meting is dat niet: er zijn voor dit project geen cijfers over tijdwinst, het aantal foutieve records of de snelheid waarmee een lead wordt opgepakt vastgelegd.
Wat je hieruit meeneemt voor een eigen koppelproject
Vier dingen. Bepaal per gegeven welk systeem leidend is. Kies een sleutel waarmee de systemen elkaar terugvinden voordat je de eerste record overzet. Bouw per gegevensobject een eigen stroom met eigen foutafhandeling. En leg vooraf vast wie er na de oplevering naar de meldingen kijkt, want een koppeling is geen project maar iets dat je beheert.
Eerlijke grens: heb je één systeem en geen planning of ERP erachter, dan heb je geen koppellaag nodig en staat de winst in de pijplijn zelf. Staan offerte, planning en CRM bij jou ook los van elkaar, bespreek dan welke koppeling het eerst dubbel werk weghaalt.