Pipedrive voor salesmanagers die adoptie willen

Waarom adoptie een inrichtingsvraag is en geen trainingsvraag

Je hebt het eerder gezien. Een nieuw CRM, een goed bedoelde training, drie weken later zit de helft van het team weer in Excel en kijkt de rest er alleen naar op vrijdag. De neiging is om het team verantwoordelijk te houden of nog een sessie in te plannen. In de projecten waar wij bij kwamen, lag de oorzaak meestal ergens anders: de inrichting vroeg meer van het team dan het opleverde.

Een verkoper werkt in het systeem als dat sneller is dan zijn eigen aantekeningen. Moet hij voor één deal twaalf velden invullen, een mail overtypen en een fase kiezen waarvan hij niet weet wat die inhoudt, dan wint het notitieboekje. Dat is geen karakterfout. Het is een ontwerpfout, en die los je op in het ontwerp.

Daarom beginnen wij een traject niet met training maar met de vraag wat elke rol dagelijks doet, en bouwen we terug vanaf wat het team zelf wil zien. Training komt daarna, per rol, en voor wat er nog onduidelijk is.

Stagecriteria die iedere verkoper hetzelfde laten lezen

De meest voorkomende bron van onbetrouwbare cijfers is een fase die door elke verkoper anders wordt gelezen. Voor de ene collega is een deal in Offerte uitgebracht zodra de eerste mail eruit is, voor de andere pas na een gesprek. Je forecast is dan een optelsom van meningen.

De oplossing is een uitstapcriterium per fase, in gewone woorden: wat moet waar zijn voordat een deal naar de volgende fase mag. Bij Medres International bouwden wij pijplijn en fases naar hoe het bedrijf werkelijk verkoopt, met duidelijke criteria per stap, zodat iedere verkoper wist wat een deal kwalificeert voor de volgende stap. Het team wist wel hoe het moest verkopen, maar die kennis zat in hoofden en nieuwe collega’s begonnen elke keer van nul.

Een goede set criteria past op een A4. Drie tot vijf regels per fase, zonder jargon, en zonder het woord waarschijnlijk. Schrijf ze samen met twee verkopers die het straks gebruiken, niet alleen met het management. Dat is ook de goedkoopste adoptiemaatregel die er is: wie het criterium zelf heeft bedacht, houdt zich er sneller aan.

Wat je het team uit handen neemt

Het kortste pad naar gebruik is werk weghalen. Drie ingrepen leveren in de regel het meeste op.

• Velden schrappen. Elk standaardveld dat niemand gebruikt gaat eruit. Bij Medres haalden wij elk veld weg dat niet bij het verkoopproces hoorde, zodat het systeem schoon en snel te gebruiken bleef.
• Mail en agenda koppelen. Een gesprek dat vanzelf op de deal verschijnt, hoeft niet overgetikt.
• Opvolging automatiseren. Een herinnering die bij een fase hoort, of een signaal als een deal stilstaat, haalt werk uit het hoofd van de verkoper. Wij bouwen dat met de automations van Pipedrive zelf voor wat binnen Pipedrive blijft.

Dit zijn kleine ingrepen, maar ze zijn bepalend. Een systeem dat de volgende stap voor de verkoper onthoudt, krijgt meer vertrouwen dan een systeem dat alleen controleert.

Training per rol: verkopers, managers en beheerders

Drie rollen hebben drie verschillende vragen. Een verkoper wil weten hoe hij in twee minuten een gesprek vastlegt en wat hij vandaag moet doen. Een manager wil weten waar hij de pijplijn van zijn team ziet en hoe hij een deal bespreekt zonder te vragen om een overzicht. Een beheerder wil weten hoe een veld wordt toegevoegd en wat je beter laat.

Wij trainen daarom per rol, in jullie eigen omgeving met jullie eigen data, in kleine groepen. En we laten iets achter waarmee een nieuwe collega zichzelf kan inwerken: een beschreven playbook in Pipedrive zelf of een korte uitleg per fase. Bij Talpro Software bouwden wij het verkoopplaybook en de overdrachtscriteria tussen SDR en Account Manager in Pipedrive, zodat het inwerken van nieuwe collega’s systematisch wordt in plaats van afhankelijk van wie er die week tijd heeft. Meer over onze aanpak daar staat in het klantproject voor Talpro Software.

Hoe training in een traject past, met groepsgrootte, moment en nazorg, lees je in Pipedrive training voor je team.

Dashboards waar het team zelf naar wil kijken

Een dashboard dat alleen voor de manager is, voelt voor het team als controle. Een dashboard waar een verkoper zelf iets aan heeft, wordt gebruikt. Wat werkt, zien wij steeds weer: een persoonlijk overzicht met de deals zonder volgende stap, de activiteiten van vandaag en de eigen cijfers ten opzichte van doel. Aan de teamkant: de waarde per fase, doorlooptijd per fase en de bron van de leads.

Bij MM Montage bouwden wij dashboards voor pijplijnwaarde per verkoper, doorlooptijd per fase, bronoverzicht en conversie per segment, in plaats van een funnelsheet die niet meer werkte. De klant zegt erover dat de verkopers het verrassend snel oppakten. Het is een citaat uit het klantproject en geen meting, dus lees het als wat het is: een eerste indruk van de opdrachtgever. Het project staat in het klantproject voor MM Montage.

Het gesprek met je team: wat wordt verplicht en wat niet

Hier komt jouw rol. Een partner kan voorstellen wat verplicht zou moeten zijn, maar het gesprek voer jij, want jij hebt het gezag. Een werkbare lijn: verplicht weinig, en leg uit waarom. Een geplande volgende stap op elke open deal. De velden die je ook echt in een rapport gebruikt. Een gesprek vastleggen binnen een werkdag. Dat is de kern. Alles daarbuiten mag optioneel zijn.

Zeg er ook bij wat je er niet mee doet. Geen inloglijstje, geen controle op aantallen gesprekken zonder context. Als het team het gevoel krijgt dat het systeem een middel is om ze af te rekenen, krijg je netjes ingevulde velden en niets wat klopt. Het systeem moet iets opleveren voor wie het invult. Denk aan een verdeling van leads die eerlijk is, een pijplijnoverleg dat korter wordt of een commissieberekening die uit dezelfde cijfers komt. Dat laatste is een keuze van jou en niet van ons.

Wat je na zes tot acht weken meet

Wacht niet tot het kwartaalrapport. Plan in de eerste acht weken een vast meetmoment, bijvoorbeeld op maandagochtend, en kijk naar de trend en niet naar losse weken. De vijf cijfers die we daarvoor gebruiken staan in adoptie meten na livegang. Drie dalende weken op rij zeggen meer dan een rapport.

Dalen de cijfers, ga dan eerst naar de inrichting en niet naar de mensen. Vaak is de oorzaak iets kleins: een scherm dat onhandig voelt op een tablet, een veld waarvan niemand het nut ziet, een automatisering die een herinnering stuurt op het verkeerde moment. Komt de dip na een paar weken niet terug, dan hoort de partner erbij te komen. De nazorg in de eerste weken staat uitgelegd in wat is hypercare. En ontbreekt elk adoptieplan in een offerte, dan lees je waarom dat telt in rode vlag: geen adoptieplan.

Een getal dat we je niet beloven is een adoptiepercentage. Een percentage zonder definitie zegt weinig, en wat een goed cijfer is, verschilt per team en per proces. We spreken liever af welke vijf cijfers jullie volgen en wat het team zelf een acceptabele waarde vindt.

Twee situaties die je herkent

De eerste: een nieuwe verkoper begint op maandag. Hij vraagt drie collega’s hoe een deal verder gaat en krijgt drie verschillende antwoorden, want niets staat op papier. Na een maand heeft hij zijn eigen werkwijze, de vierde. Dat is het patroon dat wij bij Talpro Software aanpakten door het verkoopplaybook en de overdracht tussen SDR en Account Manager in Pipedrive zelf vast te leggen, en bij Medres International door kennis die in hoofden zat om te zetten naar fases met criteria. Wat je er als manager van leert: inwerken is een inrichtingskwestie, geen kwestie van wie er tijd heeft.

De tweede: het pijplijnoverleg op maandagochtend. Iedereen komt met een eigen lijstje, de manager telt op en niemand kan zeggen of het getal klopt. Zodra het overleg uit Pipedrive wordt gevoerd, verdwijnt de ruimte voor een eigen lijstje, en wie zijn deals niet heeft bijgewerkt, ziet dat meteen. Dat voelt in de eerste weken onprettig. Zeg het vooraf aan je team, en laat zien dat het dezelfde cijfers zijn als voor jou.

Wat jij als manager zelf moet doen

Dit is het lijstje dat een partner niet voor je kan afvinken.

1. Stop met het opvragen van overzichten buiten het systeem. Zolang je een Excel-lijst accepteert voor het pijplijnoverleg, is dat de echte administratie.
2. Bespreek deals vanuit Pipedrive. Het weekoverleg gaat over wat er in het scherm staat. Staat het er niet, dan bestaat de deal niet.
3. Gebruik het zelf. Een manager die zijn eigen aantekeningen buiten het systeem houdt, leert het team dat het systeem optioneel is.
4. Maak aanpassingen mogelijk. Wijs één beheerder aan die velden en fases kan bijstellen, en geef hem tijd. Een systeem dat nooit meebeweegt, wordt omzeild.
5. Hou wat je hebt afgesproken vol. Veranderingen in het gedrag van een team kosten weken. Niet na twee weken zeggen dat het niet werkt.

Wanneer je ons hier niet voor nodig hebt

Adoptie verbeteren is vaak meer opruimen dan opnieuw bouwen. Heb je een bestaande inrichting die redelijk klopt en gebruikt het team hem slecht, dan is een tegenlezing genoeg: iemand die twee dagen door je omgeving loopt en zegt wat eruit kan. Dat kan ook een interne beheerder, als je die hebt. In dat geval bestaat er een route in bestaande Pipedrive herinrichten, en is een volledig traject meer dan je nodig hebt. En heb je een team van twee of drie mensen die elkaar elke dag spreken, dan is de kans groot dat afspraken en een eenvoudige standaardinrichting voldoende zijn.

Wil je met ons bespreken wat er in jouw situatie speelt en of een begeleid traject nodig is, kies dan Bespreek je implementatie. Je hoort vooraf of wij denken dat het aan de inrichting ligt of aan iets wat een partner niet kan oplossen.