Koop training op inhoud: rolgericht, met eigen data en met opvolging. Een algemene demo van twee uur is geen training maar een kennismaking.
Training verhoogt het gebruik van een goede inrichting. Bij een inrichting die niet bij je proces past, helpt meer training niet.
Training is een onderdeel van adoptie en niet het hele verhaal
Adoptie is dat je team het systeem gebruikt omdat het hun werk makkelijker maakt. Training is daar één van de middelen voor. De andere zijn een inrichting die past, een manager die er zelf in werkt en afspraken over wat wel en niet in het systeem hoort. Training zonder die andere drie levert een goede dag en een stille maand.
Daarom vragen wij bij een trainingsofferte niet alleen hoeveel uren erin zitten. De vraag is wat het team daarna anders doet, en hoe je dat gaat zien. Over dat tweede gaat adoptie meten na livegang.
Drie rollen, drie sessies: verkopers, managers, beheerders
De meest voorkomende fout is één sessie voor iedereen. De verkoper heeft aan vijf dingen genoeg: een deal aanmaken, een activiteit plannen, een gesprek loggen, een deal verplaatsen en zijn eigen overzicht openen. De manager heeft andere vragen: hoe lees ik de pijplijn, welke rapporten gebruik ik in het weekoverleg, hoe zie ik wat blijft liggen? De beheerder wil weten hoe je een veld toevoegt zonder de rapporten te breken en wie rechten wijzigt.
Als je ze samen in een zaal zet, verveelt de helft zich en mist de rest zijn antwoord. Wij trainen per rol: verkopers, managers en beheerders krijgen elk hun eigen sessie.
Iedereen leert wat hij morgen nodig heeft.
Vraag de lijst van onderwerpen per rol vooraf. Staat die er niet, dan wordt het een algemene demo.
Dit is een introductie en geen training.
Zo'n sessie is prima als aftrap, maar zonder rolgericht vervolg gaat het gebruik terug naar de oude gewoonte.
Met je eigen data in je eigen account
Een demo-omgeving met bedrijven als "Acme" en "Voorbeeld B.V." leert mensen de knoppen kennen. Een sessie in je eigen account leert ze hun werk doen. Een verkoper die zijn eigen klant opzoekt en ziet welke volgende stap er staat, snapt direct waarvoor het systeem is. Daarom trainen wij hands-on in je eigen CRM met je eigen data en niet via een algemene webinar.
Daar hoort een voorwaarde bij: de data moet op orde zijn voordat je erin traint. Een sessie waarin het eerste wat de verkopers zien dubbele bedrijven en lege velden zijn, kost meer vertrouwen dan hij oplevert. Plan de training dus na de migratie en de proefcontrole, en niet ervoor. Hoe je die volgorde in een traject legt, lees je in hoe een traject verloopt.
Wat verkopers in het eerste uur nodig hebben en wat later kan
Het eerste uur is voor de dagelijkse handelingen. Inloggen, je eigen deals zien, een activiteit plannen en afronden, een gesprek of mail loggen, een deal naar de volgende stage zetten en weten welke velden verplicht zijn. Alles wat daarbuiten valt, zoals filters, automatiseringen, rapporten en geavanceerde instellingen, kan later in een tweede sessie.
Het verleidelijke aan een eerste sessie is alles te laten zien omdat het kan. Wie het team in één keer de hele mogelijkheden toont, gaat naar huis met het idee dat het ingewikkeld is. Beperk je tot wat de verkoper daadwerkelijk deze week gebruikt, en leg de rest uit op het moment dat die vraag speelt. Dat is ook waarom een vervolgmoment na een paar weken meer oplevert dan een langere eerste dag.
Wat een beheerder moet kunnen om zelfstandig te zijn
De beheerder is de rol waar het vaakst op bespaard wordt, en waar het later het meest kost. Zo iemand moet kunnen uitleggen waarom een veld bestaat, een nieuw keuzeveld toevoegen, een gebruiker aan- of afmelden, een rapport aanpassen zonder de cijfers te breken en weten wat hij niet zelf moet wijzigen. Dat laatste is net zo belangrijk als de rest.
Een beheerder die zelfstandig is, maakt je minder afhankelijk van een partner. Dat is een goede reden om hem serieus te trainen. Wat daarbij hoort aan documentatie staat in overdracht en documentatie, en wat je daarna zelf aankunt in zelfstandig verder na de oplevering.
Materiaal dat blijft: playbook, korte video's, gebruiksregels
Een sessie vergeet je. Wat blijft is wat je hebt vastgelegd. Een playbook beschrijft in een paar pagina's hoe jullie in Pipedrive werken: wat een stage betekent, wanneer een deal naar de volgende gaat, welke velden altijd gevuld zijn. Korte video's van een paar minuten laten de handelingen zien die mensen het vaakst opzoeken. Gebruiksregels zijn de afspraken: wat staat in Pipedrive en wat niet, binnen welke termijn log je een gesprek.
Bij Talpro Software staat het volledige salesplaybook in Pipedrive zelf, zodat het inwerken van een nieuwe collega volgens een vaste route gaat. Bij Medres kreeg het team documentatie bij de oplevering om de inrichting zelf te kunnen onderhouden en uitbreiden. Beide zijn voorbeelden van materiaal dat in het systeem of naast het systeem blijft staan als de partner weg is.
Nieuwe collega's inwerken zonder de partner
Mensen komen en gaan. Ook een team van tien krijgt in de loop van een jaar nieuwe verkopers erbij. Als de enige manier om die in te werken is dat de partner terugkomt, ben je afhankelijk en betaal je telkens opnieuw. Een vaste route voorkomt dat: een korte checklist voor de eerste week, het playbook, de video's en een collega die als buddy meeloopt.
Een extra trainingsronde voor nieuwe medewerkers na een paar maanden is een post die regelmatig niet in de offerte staat. Zie de lijst in wat kost een implementatiepartner. Vraag erom, ook als je hem niet meteen nodig denkt te hebben.
Wat er na de training gebeurt
De eerste weken zijn de kritieke periode, omdat dan blijkt wat de training nog niet heeft geraakt. Daarom hoort er een vervolgmoment bij en een periode waarin vragen een snel antwoord krijgen. Hoe dat eruitziet staat in wat is hypercare. Bij MM Montage bleven wij tijdens de uitrol dicht bij het team voor voortgang, kleine aanpassingen en vragen. Het team pakte de nieuwe werkwijze sneller op dan verwacht.
Daarna loop je de cijfers door. Zie je in de meting dat het gebruik terugloopt, kijk dan eerst naar de oorzaak. Soms is dat een kennishiaat, en helpt een korte opfrissessie. Soms is het een stap in het proces die dubbel werk lijkt, en helpt training niet.
De grens: training redt een slecht ontwerp niet
Dit is de eerlijke grens, en hij geldt voor ons net zo goed als voor elke andere partner. Als stages niet bij jullie verkoopproces passen, verplichte velden niemand iets zeggen en het rapportage-overzicht een ander verhaal vertelt dan de werkelijkheid, dan wordt het gebruik niet beter door meer sessies. Het team gebruikt een systeem niet dat hen werk toevoegt zonder iets op te leveren.
Zie je dat het gebruik na training en vervolg blijft achterblijven, ga dan terug naar het ontwerp. Dat doe je met een blik van buiten op wat er staat, zoals beschreven in een bestaande Pipedrive herinrichten. Een partner die bij elk probleem meer training voorstelt zonder naar het ontwerp te kijken, verkoopt je uren.
Wat je bij een offerte voor training vraagt
Vraag hoeveel sessies er zijn, voor welke rollen en met welke lijst van onderwerpen. Vraag of er met je eigen data en in je eigen account getraind wordt. Vraag welk materiaal er achterblijft en in welk bestandsformaat, zodat je het zelf kunt aanpassen. Vraag wat er na de livegang is afgesproken, en of een ronde voor nieuwe collega's een aparte post is. En vraag hoe zij zelf zullen meten of het werkt: welke cijfers, wanneer, en wie bespreekt ze met wie.
Op de prijs: training zit in de band van 6.000 tot 18.000 euro voor een middelgroot traject, zoals beschreven in het kostenoverzicht. Wij geven geen los uurbedrag voor training op deze pagina, omdat de inhoud per team verschilt.
Wil je je team zelf trainen? Dat kan, met het materiaal van Pipedrive en een beheerder die het systeem kent. Het is de goedkoopste route en voor kleine teams met een eenvoudige inrichting vaak genoeg. Wil je dat het rolgericht, in je eigen account en met vervolg wordt gedaan, bekijk dan voor salesmanagers die adoptie willen en plan via Bespreek je implementatie een gesprek over jouw team.