Week 0. Intake en scope
Voor de start is er een intake van één tot twee uur. Doel: begrijpen wat je verkoopt, aan wie en in welke stappen. Ook wordt duidelijk welke systemen mee moeten.
Jij levert een lijst met gebruikers, een export van je huidige data en een beschrijving van je proces. Dat laatste mag met de hand getekend zijn.
Week 1. Ontwerp
De partner maakt een ontwerp: pijplijnen, fases, velden, rollen en rechten. Je krijgt dat op papier voordat er iets gebouwd wordt.
Dit is jouw belangrijkste moment. Wijzigen op papier kost minuten. Wijzigen na de bouw kost uren. Neem hier echt de tijd voor en betrek een verkoper die het straks gebruikt.
Week 2. Bouw van de basis
Nu wordt de omgeving ingericht. Pijplijnen, velden, weergaves en de eerste automatiseringen. Vaak zie je aan het eind van deze week een demo.
Vraag om een demo in jouw eigen omgeving, niet in een showomgeving. Je wilt je eigen termen terugzien.
Week 3. Datamigratie
Eerst een testmigratie met een deel van je gegevens. Je controleert steekproeven: kloppen bedrijfsnamen, staan contacten bij de juiste organisatie, is de historie leesbaar.
Reken erop dat er iets niet klopt. Dat is normaal. Belangrijk is dat er tijd is ingepland voor een tweede ronde.
Week 4. Koppelingen
Nu komen de externe systemen erbij. Boekhouding, offertetool, formulieren op je website, telefonie. Elke koppeling wordt apart getest met een echt voorbeeld.
Laat per koppeling vastleggen wat er gebeurt bij een fout. Wordt er iets opnieuw geprobeerd, of verdwijnt de gegevensregel stilletjes? Dat tweede is een klassieke bron van verloren leads.
Week 5. Testen met echte mensen
Twee of drie collega's werken een week lang echt in het systeem. Zij melden wat schuurt. Er komen altijd aanpassingen uit, meestal aan velden en fasenamen.
Een partner die deze fase overslaat, levert een systeem op dat op papier klopt. Op de werkvloer klopt het dan zelden.
Week 6. Training en livegang
Training in kleine groepen, ingedeeld per rol. Verkopers hebben andere vragen dan managers. Daarna gaat het systeem live en gaat het oude systeem op alleen lezen.
Zet een duidelijke datum waarop het oude systeem dicht gaat. Twee systemen naast elkaar is de snelste manier om adoptie te verliezen.
Week 7 en 8. Nazorg
Korte wekelijkse contactmomenten, snelle antwoorden op vragen en kleine aanpassingen. Aan het eind volgt een overdracht aan jouw interne beheerder, met documentatie.
Het traject in één oogopslag
- Week 0Intake en scope
- Week 1Ontwerp op papier
- Week 2Bouw van de basis
- Week 3Datamigratie en controle
- Week 4Koppelingen
- Week 5Testen met echte mensen
- Week 6Training en livegang
- Week 7 en 8Nazorg en overdracht
Signalen dat het misgaat
- Er is na week twee nog geen ontwerp op papier.
- Je ziet alleen demo's in een omgeving die niet van jou is.
- Vragen worden pas na een week beantwoord, zonder afspraak daarover.
- De testfase wordt geschrapt om de planning te halen.
- Niemand aan jouw kant is aangewezen als eigenaar.
Zie je dit? Vraag dan om een kort herstelgesprek met een concrete planning. Wachten maakt het probleem alleen groter.