De grootste verborgen kostenpost van elke implementatie is jouw eigen tijd, en die staat in geen enkele offerte.
Reken op een halve tot een hele dag per week voor je interne projecteigenaar. Wie die uren niet vrijmaakt, wordt zelf de vertraging waar hij de partner op aankijkt.
Waarom de partner niet zonder jou kan
Een goede partner kent Pipedrive, maar jouw bedrijf kent hij niet. Welke klant een dubbeling is, welke deal echt nog leeft, waarom dat ene veld ooit is bedacht: die kennis zit bij jou en je team. Elke week die de partner op die kennis wacht, is een week doorlooptijd. Dat verband is uitgewerkt in de doorlooptijd plannen.
Het goede nieuws: wat je moet aanleveren, is voorspelbaar. Het zijn vijf categorieën, en vier ervan kun je voorbereiden voordat het traject start.
De aanleverlijst in vijf categorieën
Eén: je data. Exports uit je huidige systemen, grof opgeschoond. Twee: je processen. Eén pagina per proces: hoe komt een lead binnen, welke stappen volgen, wanneer is het gewonnen of verloren. Drie: je mensen. Een beslisser, een projecteigenaar en een of twee meedenkende gebruikers, met uren in de agenda. Vier: je toegangen. Accounts voor de systemen waaraan gekoppeld wordt. Vijf: je besluiten. Een vast wekelijks moment waarop openstaande keuzes worden beslecht.
Dit halveert praktisch de kans op uitloop.
De partner kan dan bouwen in plaats van wachten. Elke categorie is voor te bereiden in de weken tussen handtekening en start.
De data: het grove werk is jouw werk
Migreren is geen kopiëren. Alles wat je huidige bestand aan vervuiling bevat, komt anders mee naar de nieuwe omgeving. Het grove opschonen kan niemand beter dan jij: dubbele organisaties samenvoegen, contacten van vertrokken medewerkers schrappen, deals sluiten die al jaren dood zijn.
Doe dat vóór de export. De partner kan technisch ontdubbelen en transformeren, maar dat loopt tegen uurtarief, binnen de markt van 90 tot 150 euro per uur. Elke middag die jij investeert, verdient zich direct terug. Wat een migratie kost en welke datakeuzes erbij horen, staat in wat kost een migratie.
Dit wordt de duurste beslissing van je traject.
De partner moet dan gokken wat waardevol is, of elke twijfel bij jou terugleggen. Je betaalt specialistentarief voor opruimwerk dat een stagiair kon doen.
De mensen: drie rollen met echte uren
De projecteigenaar is de zwaarste rol: aanspreekpunt, aanjager van aanleveringen en bewaker van besluiten. Reken op een halve tot een hele dag per week. Kies hier iemand met doorzettingsmacht en tijd, niet degene die toevallig het minst druk lijkt.
De beslisser hoeft er niet wekelijks bij te zijn, maar moet binnen een paar dagen knopen kunnen doorhakken. En de meedenkende gebruikers zorgen dat het systeem straks klopt met de praktijk. Hun betrokkenheid nu is je goedkoopste adoptiemaatregel later. Deze rollen komen samen op de eerste werksessie, die je voorbereidt in de volgende stap: de kickoff voorbereiden.
Begrijpelijk, maar plan het dan ook echt in.
Zonder geblokte uren wordt de rol een avondtaak en gaan aanleveringen schuiven. Maak de uren zichtbaar in de agenda en in de werkverdeling.
Testtijd: de vergeten aanlevering
De minst begrote aanlevering is tijd om te testen. Voor de livegang moet jouw team de inrichting doorlopen met echte scenario's: een lead invoeren, een deal doorschuiven, een offerte koppelen, een rapport lezen. Dat kost elk teamlid een paar uur en de projecteigenaar een dag.
Plan die testweek bij de start van het traject in, met naam en toenaam. Testen dat moet wijken voor drukte, betekent live gaan met fouten die je had kunnen vinden. De eigen uren van je team horen bij de totale investering, samen met de andere posten uit de verborgen kosten van een implementatie.
De toegangen: klein klusje, grote vertrager
Niets voelt zo onbenullig en blokkeert zo vaak als toegang. De partner wacht op een account voor je boekhoudpakket, de beheerder daarvan is met vakantie, en de koppeling staat twee weken stil. Inventariseer daarom bij de start welke systemen toegang vragen, wie daar intern over gaat, en regel het in week één. Geef de partner eigen accounts in plaats van gedeelde wachtwoorden, en noteer wat je hebt uitgegeven, zodat je het bij de afronding weer kunt intrekken.
Zo houd je het behapbaar
Vraag je partner bij de start om één aanleverlijst met datums, en loop hem wekelijks samen door. Eén lijst, één eigenaar, één ritme. Dat klinkt simpel, en dat is het ook. De trajecten die uitlopen, zijn zelden de trajecten met de moeilijkste techniek. Het zijn de trajecten waar niemand de aanleveringen bewaakte.
Veelgestelde vragen
Hoeveel eigen uren kost een implementatie mij?
Reken voor de interne projecteigenaar op een halve tot een hele dag per week gedurende het traject. Teamleden zijn enkele uren kwijt aan input, testen en training. Deze uren staan in geen enkele offerte.
Moet ik mijn data zelf opschonen?
Het grove werk wel, en het loont. Dubbelingen weggooien en dode contacten schrappen kan niemand beter dan jij, want jij kent de klanten. De partner kan technisch ontdubbelen, maar tegen uurtarief.
Wat is een procesbeschrijving en hoe uitgebreid moet die zijn?
Eén pagina per proces volstaat: hoe komt een lead binnen, welke stappen volgen en wanneer is een deal gewonnen of verloren. Geen handboek. De partner scherpt het samen met je aan.
Wie moet er vanuit ons bij het traject betrokken zijn?
Minimaal drie rollen: een beslisser die knopen doorhakt, een projecteigenaar die het dagelijkse contact doet, en een of twee gebruikers uit het team die meedenken en testen. Eén persoon kan twee rollen hebben, drie rollen wordt krap.
Wat gebeurt er als ik te laat aanlever?
De planning schuift, en bij de meeste contracten mag de partner stilstand of herplanning in rekening brengen. Terecht ook: gereserveerde bouwdagen die leeglopen, kosten hem echt geld.
Moet ik toegang geven tot onze huidige systemen?
Ja, voor de migratie en koppelingen heeft de partner exports of toegang nodig. Doe dat via eigen accounts voor de partner, niet via gedeelde wachtwoorden, en trek de toegang na afloop weer in.