Voor een eigenaar die zelf verkoopt past een begeleid traject goed, mits jij de besluiten neemt en het verkoopproces beschrijft.
Het kost je geen projectleiderschap, wel een vast wekelijks uur voor besluiten en een paar dagdelen voor aanleveren en testen. Heb je maar één gebruiker en één eenvoudig proces, dan is zelf doen of een standaardinrichting goedkoper.
Je verkoopt zelf en het CRM is de derde prioriteit
Dinsdag half acht: een offerte die gisteravond is blijven liggen. Om negen uur sta je bij een klant, om twaalf uur zit je in de auto en belt een prospect terug die je vorige week sprak. Wat je toen precies afsprak, staat in je hoofd, een mailtje en een Excel-lijst die je sinds de zomer niet hebt bijgewerkt. Het CRM-project staat op de lijst, ergens na de loonadministratie.
Dat is geen luiheid. Wie een bedrijf van vijf tot vijftig mensen runt en zelf nog de belangrijkste verkoper is, heeft de uren niet. Het risico is wel dat je het uitstelt tot er een prospect door de mazen glipt. De eerlijke vraag is dus niet of je tijd hebt, maar welk deel van het werk bij jou hoort en welk deel je kunt weggeven.
Weggeven kan veel. Planning, inrichting, migratie, koppelingen en training zijn werk dat een ervaren partij doet. Wat niet weg kan, is kennis die alleen bij jou zit. Daar gaat deze pagina over.
Wat er in je werkweek verandert en wat niet
Tijdens het traject verandert er weinig aan hoe je verkoopt. Je blijft in je eigen mail en agenda werken, je gebruikt het oude systeem of de Excel-lijst tot de dag van omschakelen en je klanten merken niets. Wat erbij komt is een vast ritme: een kort wekelijks moment waarop openstaande keuzes worden beslist, en een paar werksessies waarin je je verkoopproces doorloopt.
Na de livegang verandert wel iets, en dat is de bedoeling. Een gesprek leg je binnen een werkdag vast, elke open deal heeft een geplande volgende stap en de overzichten die je vroeger zelf in elkaar knutselde komen uit Pipedrive. Het eerste dat eigenaren vaak terugzien is rust: je hoeft niet meer te onthouden wie je wanneer terug zou bellen.
Wat niet verandert: jij blijft de beslisser. Wij ontwerpen en bouwen, jij keurt het ontwerp goed voordat er gebouwd wordt. Een partner die zonder jouw akkoord begint, geeft een rode vlag af. Waarom, lees je in rode vlag: geen blueprint voor de bouw. Die vlag geldt voor ons net zo goed.
Wat wij trekken: planning, besluiten, bouw, migratie, training
Sales Surge voert dit traject uit, met één aanspreekpunt. In de projecten waar wij bij kwamen, zien we dat dit de rol is die bij eigenaren het meeste lucht geeft. Concreet nemen wij het volgende over.
- Planning. Een planning met data, eigenaren en aanleverpunten, die we wekelijks met je doorlopen. Hoe zo’n traject verloopt, staat in hoe een traject verloopt.
- Ontwerp. Pijplijn, fases, velden, rechten en automatiseringen op papier, met per keuze een korte reden. Jij tekent ervoor.
- Bouw. De inrichting in Pipedrive, getest met echte voorbeelden uit jouw praktijk.
- Migratie. Je bestaande lijsten en historie omzetten, ontdubbelen en controleren. Wat dat inhoudt, staat in migratie laten uitvoeren.
- Training. Per rol, in je eigen omgeving. Voor een eigenaar vaak één sessie van een paar uur, voor het team een of twee korte sessies.
Wat wij er niet bij doen: jouw verkoopbeslissingen nemen. Wij kunnen laten zien hoe andere bedrijven hun fases inrichten, maar of een offerte bij jou een eigen fase krijgt, is jouw keuze.
Wat alleen jij kunt: je verkoopproces beschrijven en keuzes maken
Het meest onderschatte stuk is de beschrijving van hoe je verkoopt. Niet als beleidsstuk, maar op één pagina, met de hand getekend mag ook: hoe komt een lead bij je binnen, wat doe je daarna, wanneer stuur je een offerte, wanneer geldt een deal als gewonnen en wanneer als verloren. Zonder die pagina bouwt een partner naar een gemiddeld bedrijf in jouw branche, en dat ben jij niet.
Daarnaast liggen er vier soorten keuzes bij jou:
- Wat is een deal? Elke aanvraag, of pas een aanvraag met een offerte? Dit bepaalt hoe vol je pijplijn wordt en hoe je forecast eruitziet.
- Wie krijgt welke lead? Alles naar jou, verdeeld op regio, of op volgorde. Bij een eigenaar die zelf verkoopt is dit vaak de eerste echte keuze.
- Wat is verplicht? Welke velden moeten gevuld zijn voordat een deal verder mag. Minder is bijna altijd beter.
- Wat blijft er achter in het oude systeem? Verloren deals uit 2019 en contacten zonder enig contactmoment hoeven niet mee. Dat besluit jij.
Een partner die ze toch voor je neemt, bouwt zijn eigen bedrijf in jouw systeem.
Hij mag voorstellen, uitleggen en tegenspreken. Beslissen doe jij, of iemand die jij daartoe aanwijst en die tijd heeft.
Hoeveel van je tijd het vraagt
Een traject is geen vol project voor jou, maar het is ook niet nul. Op basis van wat we in wat je zelf moet aanleveren beschrijven, zijn dit de uren die aan jouw kant liggen:
| Rol | Wat het inhoudt | Orde van grootte |
|---|---|---|
| Projecteigenaar | Aanspreekpunt, bewaakt aanleveringen en verzamelt besluiten | Een halve tot een hele dag per week |
| Beslisser | Keurt ontwerp goed en hakt knopen door binnen een paar dagen | Een vast wekelijks moment, kort |
| Meedenkende gebruikers | Testen, melden wat schuurt, volgen de training | Een paar uur per persoon |
Verkoop je zelf en ben je tegelijk beslisser en projecteigenaar, dan ligt de zwaarste rol bij jou. Wijs dan een collega aan die de projecteigenaar speelt: een officemanager, een verkoopondersteuner, iemand die de offertes al bijhoudt. Jij blijft beslisser. Dat is de enige verdeling die we eigenaren zien volhouden. Heeft niemand die ruimte, zeg dat dan in het eerste gesprek. Dan plannen we het traject in kleinere stappen, zodat het past bij je agenda. Hoe dat werkt, lees je in gefaseerd implementeren.
Een bedrag of een doorlooptijd noemen we hier niet. Beide hangen af van je data, het aantal gebruikers en de koppelingen, en we noemen ze pas na het eerste gesprek. Een indicatie per omvang vind je in de kosten bij tien gebruikers, met de marktbandbreedtes en wat ze opdrijft.
Twee situaties die je kunt herkennen
Het kantoor met aanvragen uit vier richtingen
Ontslagrecht Juristen Nederland kreeg aanvragen binnen via telefoon, webformulieren, WhatsApp en advertenties. Wie ze kreeg, hing af van wie het eerst zag. Sales Surge bouwde één intake in Pipedrive: een pijplijn van nieuwe aanvraag tot getekend, formulieren die automatisch een persoon, organisatie en deal aanmaken, een verdeling op volgorde over de juristen en een termijn van vier uur voor een eerste reactie.
Voor een eigenaar is hier het herkenbare deel: de vragen die het ontwerp bepaalden, kon alleen het kantoor beantwoorden. Hoe snel moet er gereageerd worden? Wie hoort wat te krijgen? Wanneer geef je een aanvraag op? In een Marketplace-review zegt de opdrachtgever over de oplevering dat zij zelf vergeten was een aantal stappen door te geven, waardoor die niet in de oplevering zaten, en dat ze na afloop zijn toegevoegd. Dat is het patroon: wat je niet aanlevert, zit er niet in. Daarom is een aanleverlijst met data geen bureaucratie.
De drie verkopers met een eigen Excel
Bij MM Montage hield elke verkoper zijn eigen prospecten bij in een eigen Excel-sheet en eigen kennis. Er was geen gezamenlijke pijplijn, en het management kon niet zien wat er in de funnel zat. Offertes liepen via een apart systeem en planning via een ander, zonder koppeling met een CRM. Sales Surge bouwde de pijplijnen, richtte de koppelingen in en nam de historie mee. De klant noemt als eerste resultaat dat de verkopers het verrassend snel oppakten.
Wat er hier voor een eigenaar uit te halen valt: pas als drie mensen hetzelfde systeem gebruiken, moet je afspreken wat een fase betekent. Dat gesprek is lastiger dan de bouw. Het projectverloop staat in het klantproject. Wat ons werk bij Medres inhield, een bedrijf dat kennis in hoofden had zitten, lees je in het project voor Medres.
Wanneer deze route niet past
Een begeleid traject is niet altijd de juiste keuze, en wij zeggen dat liever vooraf. Je hebt het niet nodig als je met een of twee gebruikers werkt, één eenvoudig proces hebt, geen data hoeft mee te nemen en nog niets hoeft te koppelen. Dan haal je Pipedrive in een middag online en kun je de standaardinrichting zelf bijschaven. Wil je een gestructureerde eenvoudige basis zonder gesprek vooraf, dan bestaat daarvoor Pipedrive Inrichten, de standaardinrichting die je digitaal samenstelt.
Ook een freelancer kan beter passen als je één specifiek ding wilt laten doen, zoals een koppeling met je boekhouding, en je de rest zelf draagt. De afweging staat in partner inhuren of zelf doen. Een traject met ons is geschikt als er meer dan één gebruiker is, er een migratie speelt of er systemen gekoppeld moeten worden, en je niet zelf het project wilt trekken.
Zo ziet het eerste gesprek eruit
Je vertelt in een half uur hoe je nu verkoopt, welke systemen je gebruikt en wat je het meest stoort. Wij vragen door op drie dingen: hoeveel mensen er in gaan werken, wat er mee moet uit je huidige lijsten en welke systemen straks met Pipedrive moeten praten. Je hoeft niets voor te bereiden, maar het helpt als je je laatste offerte en een export van je belangrijkste klantenlijst bij de hand hebt.
Daarna hoor je wat we in jouw situatie zouden doen, wat het van jou vraagt en of we denken dat een begeleid traject nodig is. Is het antwoord nee, dan zeggen we dat. Wil je dat gesprek plannen, gebruik dan de knop Bespreek je implementatie hieronder of ga naar bespreek je implementatie. Wat wij je kunnen toezeggen is geen resultaat in cijfers, maar een ontwerp vooraf, een aanspreekpunt en een eerlijk antwoord als iets niet bij je past.