Voor een team met meerdere pijplijnen, koppelingen of gebruikers is fasering de veiligere route. Voor een klein team met één pijplijn is één livegang eenvoudiger.
Fasering kost coördinatie. Het levert iets op zodra een fout in fase 1 klein blijft, en dat is precies het geval waar je het voor doet.
Waarom alles tegelijk live vaak de duurste route is
Een team besluit in één keer over te gaan: pijplijn, migratie, koppelingen, rapportage en training, allemaal op dezelfde maandag. Op papier is dat de snelste route. In de praktijk komt alles tegelijk op de tafel van dezelfde mensen. De verkopers leren een nieuw systeem terwijl ze erop moeten verkopen, de koppelingen worden getest met data die nog niet klopt en elke fout zit verstopt achter een andere fout.
Het duurste is het meerwerk achteraf. Een keuze die in de bouw verkeerd blijkt, raakt dan ineens vijf onderdelen tegelijk. Zo eindigt een traject dat op papier twee maanden duurde in een zoektocht naar wat er eigenlijk is gebouwd. Wij zeggen niet dat het altijd zo gaat. Wij zeggen dat het een patroon is dat wij in de projecten waar wij bij kwamen vaak terug zien als de scope groot is.
Drie manieren om te fasen: per team, per pijplijn, per koppeling
Per rol of team is de eerste. Een team met SDR's en accountmanagers kan beginnen met één van de twee en de ander later volgen. Bij Talpro Software, een B2B-SaaS-bedrijf, werkt elke rep vanuit één systeem en weet hij in elke fase wat van hem wordt verwacht. Er is een duidelijke overdracht tussen SDR en accountmanager. Dat soort overdrachtscriteria zijn het eerste wat je vastlegt als je per rol fasen wilt.
Per pijplijn is de tweede. Heb je een pijplijn voor nieuwe klanten en een voor bestaande klanten, of een per productlijn, dan start je met degene die het meeste volume of de meeste pijn heeft. De andere kopieer je pas als het patroon staat. Dat voorkomt dat je dezelfde ontwerpfout drie keer maakt.
Per koppeling is de derde, en de meest gebruikte. De basis staat in Pipedrive en elke koppeling met een ander systeem volgt als eigen blok, met een eigen test en een eigen oplevering. Dat sluit aan bij wat een koppeling is: een apart stuk werk met een eigen prijskaartje, zoals bij wat koppelingen kosten staat.
Wat in fase 1 hoort: de basis die elke verkoper elke dag raakt
Fase 1 is de lijst van dingen zonder welke niemand kan werken. De pijplijn met zijn fases en een criterium per fase. De velden die in elke deal staan, niet de velden die in één op de tien deals voorkomen. Een eigenaar per deal en per organisatie. De open deals, gemigreerd en gecontroleerd. De basisrapportage: waarde per fase en wat er per verkoper gebeurt. En een training waarna mensen in het systeem kunnen werken, zie Pipedrive-training voor je team.
Het criterium voor wat in fase 1 hoort is dus niet wat belangrijk is, maar wat onmisbaar is. Een koppeling met je boekhouding is belangrijk en kan toch later. Een verkoper die zijn deals niet kan vinden kan niet later.
Dit is een volledige, bruikbare livegang, geen halve.
Een fase die alleen werkt als de volgende erbij komt, is een deel van een project, geen fase.
Wat bewust later komt en hoe je dat vastlegt
Een casus uit onze eigen praktijk: Medres International, een bedrijf in internationale medische distributie, had een strakke deadline. De inrichting is binnen die datum opgeleverd, omdat het project is afgebakend rond het verkoopproces. Diepe koppelingen met logistieke en regelgevende systemen zaten niet in de eerste fase. Een regelgevingsstatus is bij Medres een veld dat een mens bijhoudt, geen waarde die automatisch uit een register wordt gesynchroniseerd.
De afweging is dezelfde die wij bij elke fasering maken. Een foute waarde die er automatisch uitziet, wordt veel eerder vertrouwd dan een foute waarde die iemand heeft getypt. Een koppeling die in haast is ontworpen is dan erger dan geen koppeling. Een datum haal je door scope te snijden, niet door zorgvuldigheid te schrappen.
Leg wat later komt vast. Per onderdeel: wat het is, waarom het niet in fase 1 zit, wat de voorwaarde is om het op te pakken, en wie het oppakt. Dat staat in de offerte of in de planningsbijlage. Een lijst die alleen in het hoofd van de projectleider zit, is een belofte die niemand kan controleren.
Hypercare tussen de fasen
Tussen fase 1 en fase 2 zit een periode waarin het team het systeem echt gebruikt. In die periode komen de vragen die niemand tijdens de bouw kon bedenken. Bij MM Montage hoort daar hypercare bij tijdens de uitrol: kort contact met het team over voortgang, kleine aanpassingen en de vragen die pas komen als mensen het echt gebruiken. Fase 2, de CloudTalk-koppeling voor telefonie en de eigen leadagent van het bedrijf, staat als afzonderlijke stap op de lijst, los van de uitrol zelf.
Dat is een bewuste volgorde. Wat je in hypercare leert, verandert de scope van de volgende fase. Wie fase 2 al heeft uitgebouwd voordat fase 1 in gebruik is, bouwt op aannames. Wat hypercare inhoudt en hoe je het afspreekt, staat bij wat hypercare is.
Twee situaties: koppelingen na de basis, en een tweede pijplijn later
De eerste is de situatie van Medres en MM Montage: de basis staat, en de koppelingen volgen als apart blok. De winst zit in wat je tussendoor leert. Een verkoper die drie weken in Pipedrive werkt, weet beter welke koppeling hem echt tijd bespaart dan hij vooraf wist.
De tweede is hypothetisch, maar wel herkenbaar: je begint met één pijplijn voor nieuwe klanten en je voegt de pijplijn voor bestaande klanten later toe. Het voordeel is dat je de velden, de fasecriteria en de rapportage van de eerste pijplijn hebt kunnen testen. Bij Talpro Software is het uitgangspunt dat er een fundament staat dat meegroeit, zodat er iemand bij kan komen zonder dat het systeem opnieuw op de schop moet. Dat is ook de maatstaf voor een tweede pijplijn: kan hij erbij zonder dat de eerste verandert?
Wat dit doet met je offerte en je planning
Vraag een offerte per fase. Elke fase krijgt een eigen omschrijving, een eigen oplevering en een eigen acceptatiemoment, en dat kan terugkomen in het betalingsschema. Zo koop je fase 1, zie je wat het oplevert en beslis je daarna over fase 2. Dat is een voordeel van fasering dat vaak wordt vergeten: je hebt een natuurlijk punt om te stoppen.
Het kost iets. Elke fase heeft een eigen test, een eigen overleg en een eigen acceptatie, en dat zijn uren. Hoeveel verschilt per project. De bandbreedtes voor een traject staan bij wat een implementatiepartner kost. Plan elke fase met een einddatum, want een fase zonder datum is net zo vaag als een project zonder datum, zie geen einddatum en de doorlooptijd plannen. Hoe de fases in een gezond traject op elkaar volgen, vind je bij hoe een traject verloopt.
Wanneer fasen niet helpen
Drie situaties waarin wij gewoon voor één livegang kiezen. Eén: een klein team met één pijplijn, geen koppelingen en weinig data. Dan is de overhead van fasen groter dan het risico. Twee: een migratie waarbij data tijdelijk in twee systemen leeft, en dat meer verwarring geeft dan één harde overgang. Die afweging maak je met je partner per geval. Drie: een fasering die alleen een verkapte manier is om een grote scope kleiner te laten lijken in de offerte, zonder dat er een echt besluitmoment tussen zit.
Dat laatste herken je aan één vraag: kan ik na fase 1 stoppen en heb ik dan iets bruikbaars? Is het antwoord nee, dan zijn het geen fasen maar hoofdstukken. Na afloop van alle fases ligt de voortzetting vaak bij beheer, zie van project naar retainer.
Wil je dat wij met je kijken welke fasering bij jouw team past? Via Bespreek je implementatie beschrijf je je teams, pijplijnen en koppelingen, en wij zeggen of fasen helpen of dat één livegang volstaat.