Rapportage laten inrichten loont, maar pas nadat de velden en de fasecriteria kloppen. Een mooi dashboard op slechte data is een betere manier om fout te sturen.
Daarom begint wat wij doen met de vraag die iemand wil beantwoorden en met een controle van de velden eronder. Het dashboard komt daarna.
Eerst de vraag, dan het rapport
Op een maandagochtend wil een salesmanager drie dingen weten: wat gaat er deze maand dicht, wat staat stil, en wie heeft hulp nodig. Staan die antwoorden niet in het CRM, dan worden ze met de hand bij elkaar gezocht, in een Excel die elke week iemand anders bijwerkt. MM Montage had precies zo'n funnel-spreadsheet, en die had het begeven. Drie verkopers, drie lijsten, en geen enkel overzicht dat management zonder te vragen kon zien.
Een rapport beantwoordt een vraag. Daarom schrijven wij de vragen eerst op, voordat er een tegel wordt gebouwd. Een tegel zonder vraag is geen rapport maar een versiering. Heb je vijf vragen, dan heb je vijf tegels. Heb je er twintig, dan heb je een gesprek nodig over welke er dit kwartaal toe doen.
Wat een salesmanager wekelijks wil zien
In de projecten waar wij bij kwamen keren vier overzichten steeds terug. Het eerste is de waarde van de open pijplijn per fase. Het tweede is de conversie van fase naar fase, en daarmee de plek waar deals wegvallen. Het derde is de activiteit per verkoper. Het vierde is de doorlooptijd, hoelang een deal in een fase staat.
Bij Medres International staat in het Insights-dashboard de waarde per fase, de winratio en wat er per verkoper gebeurt, met een melding als een deal te lang niet beweegt. Bij Talpro Software kijkt de directie live mee op SDR-activiteit, op de staat van de pijplijn en op de conversie per fase. Bij MM Montage staan pijplijnwaarde per verkoper, doorlooptijd per fase, leadbron en conversie per segment op één plek. Drie bedrijven, drie verschillende branches en grotendeels dezelfde vier overzichten.
Wat per bedrijf verschilt zijn de details. Voor een kantoor met intakes, zoals Ontslagrecht Juristen Nederland, zijn het de reactietijd en de werkdruk per jurist. Voor een saleshuis in media, zoals BOOH Media, zijn het het aantal verstuurde tegenover digitaal getekende offertes en de winratio per type klant. Je neemt dus de vier basisoverzichten en voegt er één of twee toe die bij jouw sector horen.
Waarom een forecast zo goed is als de verwachte afsluitdatum
De forecast in Pipedrive rekent met de verwachte afsluitdatum. Volgens het helpcentrum van Pipedrive telt een open deal mee op die datum en een gewonnen deal op het moment van winnen. Verloren deals tellen niet mee. Dat is een nuttige eigenschap, want daardoor zie je wat er realistisch verwacht wordt. Het betekent ook dat je forecast precies zo goed is als de datum die verkopers invullen.
Het gaat vaak mis op een gewone manier. De verwachte afsluitdatum wordt bij het aanmaken van de deal gezet op het einde van de maand, omdat het veld niet leeg mag zijn, en daarna niet meer aangeraakt. Dan stapelen alle deals zich op op de laatste dag en schuiven maand na maand door. De forecast verandert elke week omdat de datum van de verkoper verandert, niet omdat de markt beweegt.
Het herstel is geen rapport maar een afspraak met een veld eronder: wie mag de datum wijzigen, wanneer wordt hij bijgewerkt, en wat doet een deal waarvan de datum is verstreken. Bij Medres is de forecast, zoals dat in hun case staat, verschoven van onderbuik naar cijfers. Naast het dashboard staat in diezelfde case dat per fase op papier staat wanneer een deal door mag, en dat velden die het team niet gebruikt eruit zijn gehaald. Dat is het werk onder het rapport.
Dit is geen forecast maar een optelsom van verlangens.
Los dit op in het proces, niet in het rapport. Zonder een afspraak over wie de datum bijhoudt, bouwt een rapport alleen een nette weergave van een onbetrouwbaar getal.
Doelen per persoon en per team
Een doel maakt van een grafiek een gesprek. Bij MM Montage zitten targets per persoon en per team in de standaardrapportage, in plaats van in de Excel-funnelsheet die het had begeven. Management deelt één overzicht, zodat het gesprek over cijfers gaat en niet over wie het anders herinnert.
Het ontwerpwerk zit niet in het instellen van een doel. Het zit in de vraag waarop je het zet. Omzet, aantal gewonnen deals, aantal activiteiten? Een doel op activiteiten zonder context leidt tot veel bellen en weinig gesprekken. Een doel op omzet zonder rekening te houden met de lange doorlooptijd van een deal laat een nieuwe verkoper het eerste kwartaal rood staan. Ook welke doelen je in jouw account kunt zetten en hoeveel, hangt af van je abonnement. Controleer het daar.
Wat eronder moet liggen: velden en stagecriteria
Een rapport leest wat er in de deal staat. Daarom ligt het werk eronder. Elke fase heeft een criterium dat iedere verkoper hetzelfde leest: wat moet er zijn voordat een deal naar Voorstel mag? Elk veld waarop je rapporteert heeft een eigenaar en een definitie: wat is Waarde, en is dat inclusief of exclusief btw? Wat telt als Leadbron wanneer een klant via twee kanalen binnenkwam?
Dat voelt als saai werk en het is het werk dat een dashboard waardevol maakt. Staat het datamodel nog niet goed, dan raamt de markt daar 1.000 tot 3.000 euro extra voor op de dashboardbouw, zoals we uitleggen bij wat maatwerkrapportage kost. Het is de fundering. Een inrichting die zonder ontwerp is begonnen heeft hier meestal de meeste schade, zie geen blueprint voor de bouw.
Reactietijd en leadbron als stuurgetal
Twee getallen die bijna elk salesteam onderschat zijn de eerste reactietijd en de conversie per leadbron. Ontslagrecht Juristen Nederland ziet beide live in beeld, naast de werkdruk per jurist, en er wordt op die cijfers besloten en niet meer op onderbuik. Dat gaat alleen als de verdeling en de herkomst bij binnenkomst zijn vastgelegd, wat we uitleggen in leadverdeling en opvolging laten inrichten. Een rapport kan niet terughalen wat niet is geregistreerd.
Wees voorzichtig met de conclusie die je uit leadbron trekt. Een bron met weinig leads maar een hoge conversie is een kleine steekproef. Kijk naar aantallen naast percentages en wacht met conclusies tot er genoeg deals zijn gesloten om iets te zeggen.
Wat Insights niet doet en wanneer je een BI-tool erbij haalt
Insights is bedoeld voor rapportage op wat in Pipedrive staat. Wil je je pijplijn naast je factuurdata, je planning of je advertentiekosten leggen, dan heb je cijfers buiten Pipedrive nodig, en daar is een aparte BI-tool voor. Dat is een ander project. De markt rekent hier 5.000 tot 15.000 euro voor, plus de licenties van de tool zelf. Je begint dus niet met een BI-tool maar met wat Insights al kan. Een tweede aanleiding is een berekening die het standaardmodel niet kent, zoals een gewogen forecast met eigen regels.
Een eerlijke grens ligt bij de kosten van advertenties. Bij MM Montage gaat het toerekenen van Meta-advertentiekosten per deal nog met de hand, en dat is de zwakke plek in de rapportage. Wij onderzoeken of dat automatisch kan. Tot het zover is, staat er in het dashboard een getal dat een mens heeft ingevuld, en dat moet je erbij weten.
Welk plan je nodig hebt
Het aantal rapporten en dashboards, de soorten doelen en de forecastfuncties zijn gekoppeld aan je plan. Pipedrive past die voorwaarden aan, dus wij schrijven hier geen lijstje op dat over een jaar niet meer klopt. Afhankelijk van je abonnement: controleer het in je account. Staat er in een offerte een plan dat duurder is dan dat wat jij nodig hebt, dan hoort dat zichtbaar te zijn, zoals we uitleggen bij de licentieregel in je offerte.
Zo controleer je de kwaliteit
Een dashboard keur je goed met drie proeven. Eén: pak vijf deals uit de lijst en reken het getal in het rapport met de hand na. Twee: leg het totaal naast een bron die je al vertrouwt, zoals je boekhouding of je laatste managementrapport. Drie: laat iemand die het niet heeft gebouwd uitleggen wat de tegel betekent. Kan hij dat niet, dan is de definitie nergens vastgelegd.
Vraag bij de oplevering om documentatie van de definities. Bij Medres is er documentatie achtergelaten zodat het team het zelf kan onderhouden en uitbreiden, en dat zou voor elke rapportage-inrichting het minimum moeten zijn. Wat er na de oplevering gebeurt, loopt langs adoptie meten na livegang, en staat de inrichting zelf ter discussie, dan is een second opinion de nuchtere eerste stap.
Wat je zelf aanlevert en wat je zelf kunt
Je levert aan: de vijf vragen waarop je wilt kunnen sturen, wie ze elke week bekijkt en wat die persoon er dan mee doet. Een dashboard zonder vaste kijker blijft ongebruikt. Je levert ook een lijst van getallen die je nu al bijhoudt, in welke spreadsheet dan ook, zodat er iets is om nieuwe rapporten mee te vergelijken.
Je kunt dit zelf als je een kleine pijplijn hebt en met standaardrapporten uit de voeten kunt. Pipedrive levert genoeg om de vier basisoverzichten te bouwen. Hulp is zinvol zodra je velden moet rechttrekken, als je meerdere pijplijnen of segmenten hebt, of als je doelen en forecast moet laten kloppen met een afspraak over verwachte afsluitdatum.
Ben je salesmanager en gaat het je vooral om gebruik door je team, lees dan ook voor salesmanagers die adoptie willen.
Wil je dat samen met ons doorlopen, dan begint dat met jouw vijf vragen via Bespreek je implementatie. Blijkt je probleem niet de rapportage maar de data eronder, dan zeggen wij dat in dat gesprek.