Licenties in de offerte zijn prima, zolang ze los staan van de implementatieprijs en jouw contractvrijheid intact blijft.
Splits altijd: wat kost het werk, wat kosten de licenties. Vergelijk partners uitsluitend op het werk. De licentieprijs bepaalt Pipedrive en is bij elke partner hetzelfde.
Wat de licentieregel in een offerte doet
Pipedrive verkoopt licenties per gebruiker per maand. Veel partners nemen die licenties op in hun offerte, soms als doorgeefpost, soms met korting, soms als één bedrag samen met het implementatiewerk. De regel lijkt administratie, maar hij doet twee dingen met je beslissing. Hij maakt de offerte completer en dus aantrekkelijker. En hij vermengt twee producten die je los moet beoordelen: software en vakwerk.
Die vermenging is het probleem. De licentieprijs is bij elke partner vrijwel gelijk, want Pipedrive bepaalt hem. Het implementatiewerk verschilt enorm, in de markt van zo'n €3.000 voor een klein traject tot veelvouden daarvan. Elke euro aandacht die naar de licentieregel gaat, gaat niet naar het deel waar de echte verschillen zitten. Het onderscheid tussen beide rollen staat uitgewerkt in implementatiepartner of licentiepartner.
Twee situaties die je herkent
Een directeur van een softwarebedrijf met twaalf verkopers ontvangt twee voorstellen. Het ene noemt €4.800 als totaal, het andere €6.100. Pas bij het uitrekenen blijkt dat de eerste twaalf licenties voor een jaar vooraf in het bedrag heeft zitten en de tweede niet. De offertes zijn nu pas te vergelijken, en het verschil in werkprijs is bijna weg. Dat is een rekenvoorbeeld, maar het patroon komt zo voor.
Een operations manager krijgt een korting op licenties aangeboden "bij tekenen deze maand". De korting is echt, maar bij nalezen blijkt dat de korting alleen geldt zolang de licenties via de partner lopen. Wil ze later wisselen, dan moeten alle gebruikers opnieuw worden aangemaakt en betaalt ze het verschil.
De eerlijke variant
De eerlijke variant is een gescheiden regel. De licenties staan apart, met het aantal gebruikers, het gekozen abonnement en de prijs per gebruiker per maand. Die prijs is herleidbaar naar de prijslijst van Pipedrive. Geeft de partner korting, dan staat erbij hoeveel en hoe lang die geldt. En nergens staat dat de implementatie alleen doorgaat als de licenties via de partner lopen.
Eerlijke partners melden ook hun belang. Iets als: "wij ontvangen een partnervergoeding over licenties die via ons lopen." Dat is geen bekentenis maar professionaliteit. Je weet wat de partner verdient en kunt de regel op waarde schatten.
Deze regel informeert in plaats van stuurt.
Je kunt de implementatie vergelijken op het werk en zelf kiezen waar je de licenties afsluit. Precies zoals het hoort.
De variant die je moet doorvragen
De zwakke variant komt in drie vormen. Vorm één is de bundel: één totaalbedrag voor licenties en implementatie samen. Daarmee is de implementatieprijs onzichtbaar en kun je niets meer vergelijken. Vorm twee is de korting als hoofdact: de korting op licenties staat groot voorop, het implementatiewerk staat klein achterin. De korting moet dan het gebrek aan inhoud compenseren. Waarom dat mechanisme zo goed werkt en zo duur uitpakt, lees je in licentiekorting als lokkertje.
Vorm drie is de stille koppeling: de voorwaarden bepalen dat de licenties via de partner blijven lopen, ook na het project. Dan is je maandbedrag een bindmiddel geworden. Weggaan bij de partner betekent opeens ook je licentiecontract verhuizen, en die drempel is precies de bedoeling.
Hier koop je een afhankelijkheid met een strik eromheen.
De korting betaal je terug in onvergelijkbaarheid en vertrekdrempels. Vraag de uitsplitsing en de contractvrijheid terug voordat je verder praat.
Zo kan een goede formulering luiden
Een voorbeeldformulering, bedoeld als toetssteen en niet als juridisch advies:
"Licenties staan los van het implementatiewerk. Het aantal gebruikers, het abonnement en de prijs per gebruiker per maand zijn hieronder opgenomen en volgen de prijslijst van Pipedrive. Je mag de licenties rechtstreeks bij Pipedrive afsluiten zonder dat de prijs van het werk verandert. Wij ontvangen een vergoeding over licenties die via ons lopen: ja of nee, en zo ja welk percentage."
Let op de laatste zin. Een partij die haar eigen belang in de offerte zet, is eerlijker dan een partij die dat laat raden. Die vraag hoort ook bij ons.
Zo nemen wij het op
Hoe Sales Surge dit doet
De bedragen die wij noemen zijn bedragen voor ons werk: een audit voor 2.200 euro en een implementatie vanaf 2.950 euro, beide exclusief btw. De licentieprijs per gebruiker is van Pipedrive. Wij werken in fases met een vaste prijs per fase, dus het werk heeft een eigen prijs die je kunt vergelijken.
Wat wij op deze pagina niet doen, is uitspraken over licentiemarge of korting. Daarvoor hebben wij hier geen bron die we kunnen tonen. De licentieregel staat in het voorstel, en de vraag uit het kader hierboven mag je ons letterlijk stellen. Het antwoord leg je naast dat van andere partners.
De vragen die je stelt, ook aan ons
Stel ze letterlijk zo. Eén: "Kunt u de offerte uitsplitsen in implementatiewerk en licenties?" Twee: "Wat verdient u aan de licenties als ze via u lopen?" Drie: "Kan ik de licenties rechtstreeks bij Pipedrive afsluiten zonder dat de prijs van het werk verandert?" Vier: "Wat gebeurt er met de licenties als wij later uit elkaar gaan?"
Vraag drie is de lakmoesproef. Verandert de werkprijs zodra jij de licenties zelf regelt, dan zat er marge uit de licenties in het werk verstopt. Dat mag, maar dan wil je het weten. Neem de antwoorden mee in je vergelijking van het kale werk, met de bandbreedtes uit wat een implementatiepartner kost als referentie.
Het scorekaart-oordeel
Het oordeel over deze regel is bijna mechanisch. Apart geprijsd, herleidbaar en vrijblijvend: groen. Apart geprijsd maar met korting als belangrijkste argument: oranje, want dan stuurt de regel je keuze. Gebundeld of gekoppeld: rood, tot de partner splitst en ontkoppelt.
Onthoud de verhouding. Over een looptijd van drie jaar praat je bij licenties over honderden euro's verschil, bij implementatiekwaliteit over duizenden. Uurtarieven liggen tussen €90 en €150, en juist daar wil je de vergelijking scherp hebben. Hoe je alle offertes in hetzelfde format opvraagt, lees je in offertes aanvragen.
Acceptabel, maar je kiest dan op de korting en niet op het werk.
Reken de korting uit over de looptijd en leg haar naast het verschil in werkprijs tussen de offertes.
De grens van dit advies
Er is een goede reden om licenties wel via een partner te laten lopen: één aanspreekpunt voor gebruikers en facturen, en geen dubbele administratie. Heb je zelf iemand die de licenties beheert, dan is rechtstreeks bij Pipedrive vaak het eenvoudigste. Beide mag, en geen van beide hoort een voorwaarde voor het werk te zijn.
Wil je zien hoe de licentieregel in een voorstel van ons staat, bespreek dan je implementatie en vraag de uitsplitsing. Leg de regel daarna naast die van elke andere partner.