Klantproject Medres: pijplijn voor medische distributie

Ja, een volledige Pipedrive-inrichting kan binnen een vaste deadline, mits de scope eerlijk is over wat erin zit. Bij Medres bouwde Sales Surge de pijplijn, de velden, de automatisering en de dashboards rond het verkoopproces zelf en liet koppelingen met andere systemen bewust buiten de eerste fase.

Het startpunt: spreadsheets, mailboxen en geen pijplijn om op te sturen

Medres International is een snelgroeiende medische distributeur die in de Verenigde Staten en Hongarije werkt. De commerciële drive was er, de systemen liepen achter. Verkopers hielden hun deals bij in spreadsheets en de opvolging zat in mailboxen. Niemand kon zeggen wat er werkelijk in de pijplijn stond, dus een forecast waar je iets aan had bestond niet.

Het diepere probleem was kennis. Het team wist prima hoe het moest verkopen, maar dat zat bij de mensen zelf en niet in een systeem. Een nieuwe collega inwerken begon elke keer bij nul. Hoe er werd opgevolgd verschilde per persoon, en wanneer een lead gekwalificeerd was hing af van wie je het vroeg. Herken je dat? Dan weet je ook dat het niet opvalt zolang iedereen er is, en meteen opvalt wanneer iemand een week weg is of een nieuwe verkoper begint.

Waarom de deadline de scope bepaalde

De einddatum lag vast. Dat betekende geen groeiende scope, geen trage terugkoppeling en geen onduidelijkheid over wie waar eigenaar van is. Hoeveel weken het venster precies was, staat hier niet: wij noemen geen getal dat we niet kunnen onderbouwen, en een aantal weken van een ander project zegt weinig over het jouwe.

Wat wel vaststaat is de keuze die de datum afdwong. De bouw ging om het verkoopproces zelf. Integraties met logistieke en regelgevende systemen waren geen onderdeel van de eerste fase. Dat is een afweging en geen vergetelheid. Een waarde die er automatisch uitziet maar fout is, wordt eerder geloofd dan een waarde die iemand heeft ingetikt. Een koppeling die onder tijdsdruk is ontworpen, is daarom slechter dan geen koppeling. Wil je weten hoe je de doorlooptijd van je eigen traject plant, lees dan de doorlooptijd van je implementatie plannen.

De pijplijn: per stage op papier wanneer een deal door mag

De hoofdpijplijn volgt hoe Medres echt verkoopt, van eerste contact via de onderhandeling tot de getekende deal. Dat klinkt vanzelfsprekend en is het zelden. De gebruikelijke fout is een sjabloon waarvan de stages een geïdealiseerd proces beschrijven dat niemand volgt. Verkopers parkeren hun deals dan in de stage waar de minste vragen over komen.

Daarom staat per stage vast wanneer een deal door mag, in de vorm van een criterium: iets dat verstuurd, afgesproken, bevestigd of vastgelegd is. Geen mening over de interesse van de koper. Een voorbeeld van de vorm, niet het criterium van Medres: “productdocumentatie verstuurd en door de distributeur bevestigd” is een criterium, “distributeur lijkt geïnteresseerd” niet. Twee verkopers die naar dezelfde deal kijken, komen zo op dezelfde stage uit.

Een aparte pijplijn voor internationale expansie

Naast de dagelijkse verkoop kreeg Medres een tweede pijplijn voor accounts rond internationale expansie. Een nieuw gebied openen of een distributiepartner contracteren loopt op een andere klok dan een order, met stappen die er niets mee te maken hebben.

In één pijplijn richten die deals schade aan op twee manieren. Een trage strategische deal in een vroege stage trekt elk gemiddelde mee naar beneden. En ze raken verwaarloosd, omdat de aandacht volgt waar de druk zit en de druk zit in de dagelijkse orders. Gescheiden kan de directie expansie op zijn eigen voorwaarden bekijken terwijl de operationele pijplijn een beeld blijft van het lopende bedrijf.

De velden: wat erin kwam en wat eruit is gehaald

De deal- en contactvelden zijn afgestemd op medische distributie: productgroep, status bij de toezichthouder, gebied en het niveau van de distributeur. Elk veld bestaat omdat het bedrijf die vraag al hardop stelde in vergaderingen en uit het hoofd beantwoordde. Productgroep maakt de mix zichtbaar. De regelgevende status maakt geblokkeerde deals zichtbaar, het verschil tussen een forecast en een wens. Gebied laat dekking en overlap zien, en het niveau van de distributeur voorkomt dat een eerste order van een kleine wederverkoper gelezen wordt als dezelfde gebeurtenis als een eerste order van een grote regionale partner.

Minstens zo belangrijk is wat eruit ging. Alle standaardvelden die Medres niet gebruikt zijn verwijderd. De status bij de toezichthouder is een veld dat een persoon bijhoudt en geen waarde die uit een registratiedatabase wordt gesynchroniseerd. Dat was de afweging uit de vorige sectie. Ook ontbreekt wildgroei aan velden: een CRM dat een registratiedatabase wil zijn, houdt op een goed CRM te zijn.

Automatisering: herinneringen per stage en een melding bij stilstand

De opvolging hangt aan de stage. Herinneringen zorgen dat er geen deal blijft liggen zonder afgesproken volgende stap, en een melding gaat af zodra een deal te lang niet beweegt, dus voordat hij ongemerkt uit de pijplijn zakt. Opvolging wordt zo aangemaakt in plaats van onthouden, en de volgende stap staat op de deal en niet in de agenda van één verkoper.

Dashboards voor de directie en documentatie voor het eigen team

Bovenop die structuur staat een Insights-dashboard met de waarde per stage, de winratio en de activiteit per verkoper. De volgorde is niet te verwisselen: rapportage is een gevolg van het datamodel en geen vervanging ervan. Dashboards boven een pijplijn zonder stagecriteria geven zelfverzekerde grafieken over niets.

Bij de oplevering hoort documentatie, zodat het team van Medres de inrichting zelf kan onderhouden en uitbreiden zonder externe hulp. Wat daarin staat en hoe je dat toetst, lees je bij overdracht en documentatie. En stond er voor de bouw een ontwerp dat de klant goedkeurde? Dat is precies de vraag achter geen blueprint voor de bouw.

Wat Medres zelf deed

De klant bracht in wat niemand anders kan leveren: het verkoopproces zoals het werkelijk loopt. In de review hieronder noemt Medres het zelf, het vertalen van hun processen naar een systeem. Na de oplevering draait en onderhoudt het eigen team de inrichting, inclusief de velden die een mens bijhoudt. Hoeveel uren de mensen van Medres in het project staken, is niet vastgelegd in de stukken waar deze pagina op rust. Voor jouw traject is dat een vraag voor de intake, zie hoe een traject verloopt.

Wat Medres zegt, met bron

Steve Parmelee van Medres International plaatste op 20 maart 2026 deze review op de Pipedrive Marketplace. De tekst is Engels en hier letterlijk overgenomen.

Sander and the Sales Surge team delivered an exceptional Pipedrive implementation for Medres. On a compressed timeline, they communicated clearly, stayed highly organized, and executed with precision. Their attention to detail and ability to translate our processes into a scalable system stood out. The project was completed on time and exceeded expectations.

Steve Parmelee, Medres International. Titel van de review: “Smooth Pipedrive Customization and Installation”, 5 van de 5 sterren, 20 maart 2026. Bron: de partnerpagina van Sales Surge op de Pipedrive Marketplace. Vraag elke partner die je overweegt om referenties en lees ze zoals beschreven bij referenties van een partner checken.

Wat er niet is gemeten. Er zijn voor dit project geen cijfers vastgelegd over conversie voor en na, tijdwinst per verkoper, forecastnauwkeurigheid of omzet. Onze casebeschrijving zegt dat de directie sindsdien live ziet hoe de pijplijn ervoor staat en dat de forecast van onderbuik naar cijfers verschoof. Dat is een beschrijving van hoe er gewerkt wordt en geen meting, en zo moet je het ook lezen. Een review is een mening van een tevreden klant, geen auditrapport.

Wat dit project jou leert over je eigen traject

Medres is één project en jouw bedrijf is een ander. Drie dingen zijn wel overdraagbaar. Eén: als er een vaste datum is, bepaal je vooraf wat erbuiten blijft en leg je dat vast, anders schuift de scope tijdens de bouw. Twee: schrijf de stagecriteria op voordat je dashboards vraagt. Drie: kijk of kennis die nu in hoofden zit een plek in het systeem krijgt, anders verhuist alleen het probleem naar een ander scherm.

De grens van dit voorbeeld ligt op dezelfde plek. Heb je vijf gebruikers en een rechte verkoopstraat, dan heb je geen twee pijplijnen en geen stagecriteria per land nodig en kun je Pipedrive prima zelf inrichten. Zit er in jouw proces een regelgevende of juridische stap die deals blokkeert, dan is Medres een herkenbaar voorbeeld. Bespreek je situatie met ons, ook als het antwoord is dat je ons niet nodig hebt.

Bespreek je implementatie