Een migratie is uitbesteedbaar, maar nooit vrij van jouw werk: jij beslist wat meegaat en jij controleert het resultaat.
Wij doen de laadvolgorde, het ontdubbelen, de testmigratie en de tellingen. Jij beoordeelt of de data in het nieuwe systeem klopt met het bedrijf dat je kent. Een vaste prijs of doorlooptijd zonder je data te hebben gezien, is een gok.
Wat een migratie omvat en wat er niet bij hoort
Een migratie is het overzetten van de gegevens uit je huidige systeem of lijsten naar Pipedrive, op een manier dat ze daar bruikbaar zijn. Dat is meer dan een bestand uploaden. Er hoort bij: bepalen wat mee moet, opschonen, de data vertalen naar de velden van Pipedrive, een proef, een controle en een omschakelmoment.
Er hoort niet bij: je pijplijnen en velden ontwerpen, je automatiseringen opnieuw bouwen of je team trainen. Die onderdelen horen bij een traject en worden apart geoffreerd. Een migratie is dus een onderdeel van het werk, niet het hele werk. Hoe die onderdelen in samenhang verlopen, lees je in hoe een traject verloopt.
Twee herkenbare situaties. Een bedrijf met tien jaar klantgegevens in een oud CRM dat nog door twee mensen wordt gebruikt. Of drie verkopers met elk hun eigen spreadsheet, waarin dezelfde klant op drie manieren is gespeld. In beide gevallen is de migratie niet de moeilijkste technische stap, maar wel de stap waarop alle andere onderdelen leunen.
Wat je meeneemt en wat je bewust achterlaat
Dit is de eerste beslissing en de belangrijkste. De vraag per datasoort is simpel: gaat iemand dit het komende jaar echt gebruiken? Open deals: ja. Contacten met recente activiteit: ja. Verloren deals uit 2019, notities van vertrokken collega’s en duizenden personen zonder enig contactmoment: meestal niet. Een archiefexport in een spreadsheet bewaart ze net zo goed.
Dat gesprek is ongemakkelijk, want data weggooien voelt als waarde weggooien. Draai het om: elke ruis die meegaat maakt het nieuwe systeem trager, voller en onbetrouwbaarder. Bij Medres International haalden wij bij de inrichting elk standaardveld weg dat niet in het verkoopproces voorkwam, om dezelfde reden. Wat je bewust achterlaat, leggen wij vooraf op papier vast, zodat jij er ja of nee op zegt en niets stilzwijgend verdwijnt.
Wat een migratie kost, hangt hier direct aan vast. Elke extra datasoort, zoals notities, mails, offertes en gesloten deals, voegt een eigen mappings- en testronde toe. De marktbandbreedtes per scenario staan in wat kost een migratie. Wij noemen op deze pagina geen bedrag en geen vaste doorlooptijd, omdat beide pas te bepalen zijn als we je data hebben gezien.
De laadvolgorde: organisaties, personen, deals, activiteiten
De volgorde volgt de afhankelijkheden. Een persoon hangt aan een organisatie, een deal aan een persoon en een organisatie, een activiteit aan een deal of persoon. Laad je ze in de verkeerde volgorde, dan vindt een deal zijn organisatie niet en blijft hij los hangen. Het supportartikel van Pipedrive over de overstap van HubSpot beschrijft dezelfde volgorde, en die geldt in de praktijk voor elke bron. Controleer de actuele stappen in de documentatie van Pipedrive voor jouw situatie.
- Organisaties. De basis. Pas laden na ontdubbelen, anders vermenigvuldig je de dubbelingen.
- Personen. Gekoppeld aan een organisatie. Zonder organisatiesleutel belanden ze bij niemand.
- Deals. Gekoppeld aan een persoon en een organisatie, in de goede pijplijn en fase. De fases moeten al bestaan in Pipedrive.
- Leads. Als je met de leadsinbox van Pipedrive werkt, gescheiden van de deals.
- Activiteiten. Gekoppeld aan een deal of persoon, met het goede activiteitstype en de oorspronkelijke datum.
- Notities. Optioneel en soms het zwaarste deel. Beslis hoe ver terug je ze nodig hebt.
Voordat er iets wordt geladen, moeten de velden, pijplijnen en activiteitstypen in Pipedrive bestaan. Daarom loopt migratie mee met de inrichting en niet erna. Een migratie die eerst gebouwd is en daarna pas wordt aangepast aan de inrichting, kost meer tijd dan een die samen wordt ontworpen. Hoe wij de inrichting zelf aanpakken, staat in pipeline en verkoopproces laten ontwerpen.
Ontdubbelen en opschonen voordat iets de nieuwe omgeving in gaat
Alles wat je huidige bestand aan vervuiling bevat, komt anders mee. Dubbele organisaties met een andere schrijfwijze, personen zonder e-mailadres, velden die per collega anders zijn ingevuld. Het grove opschonen kan niemand beter dan jij, omdat jij weet welke klant dezelfde is. Het technische ontdubbelen doen wij, op een vaste sleutel zoals btw-nummer, KvK-nummer of e-maildomein, met een lijst van wat we hebben samengevoegd en op welke grond.
Pipedrive biedt zelf ook functies om records samen te voegen. Controleer in jouw account welke daarvan in je abonnement zitten. Ontdubbelen achteraf is bovendien moeilijker dan ervoor: een samenvoeging in het nieuwe systeem trekt activiteiten en deals van twee records bij elkaar, en wie dat achteraf wil terugdraaien, kan dat niet altijd.
Bij MM Montage hebben wij de bestaande prospectlijsten en leads zonder offerte ingelezen, ontdubbeld tegen de klantgegevens uit het ERP Robaws en per segment gelabeld. Het patroon is hetzelfde als hier: eerst één waarheid vaststellen, dan laden. Het project staat in het klantproject voor MM Montage. Wil je weten hoe een migratie uit losse spreadsheets verloopt, lees dan van Excel naar Pipedrive.
Koppelsleutels: hoe oude en nieuwe records elkaar terugvinden
Een koppelsleutel is een veld dat in beide systemen hetzelfde record aanwijst. Meestal het record-ID uit het oude systeem, dat wij in een eigen veld in Pipedrive opslaan. Dat klinkt als administratie, maar het is wat een migratie herstelbaar maakt. Met een sleutel kunnen we na afloop controleren of een record er is, een gedeeltelijke import opnieuw laden zonder dubbelingen en activiteiten aan het goede record hangen.
De vraag is dus welk gegeven in jouw bronsysteem uniek is en in de export zit. Controleer dat in jouw account vóórdat de export wordt gedaan, want een export zonder ID is achteraf moeilijk aan te vullen. Voor koppelingen die na de migratie blijven bestaan, zoals een verbinding met je ERP of boekhouding, blijft diezelfde sleutel in gebruik.
Testmigratie, tellingen en steekproeven
Voor de echte import komt er een proef met een deel van je gegevens, in een testomgeving of met een afgebakende selectie. Doel van de proef is niet dat alles meteen klopt, maar dat we zien waar het niet klopt. Reken erop dat er iets afwijkt. Dat is normaal, en daar is de proef voor. Belangrijk is dat er tijd is voor een tweede ronde.
De controle bestaat uit drie dingen:
- Tellen. Aantal organisaties, personen, deals en activiteiten in het oude systeem tegenover Pipedrive, met een rij voor wat bewust is weggelaten.
- Steekproef. Een willekeurige selectie records die een collega met kennis van de klanten naloopt: naam, adres, contactpersoon, dealwaarde, fase, datums.
- Randgevallen. De records die er het ingewikkeldst uitzien: de grootste klant, de deal met drie contactpersonen, de organisatie met drie vestigingen.
Wij leggen de uitkomst vast in een korte lijst met verschillen en hun oorzaak. Wat jij aanlevert en controleert, staat in wat je zelf moet aanleveren.
Dat is een testmigratie die haar werk doet.
Een proef zonder enkel verschil is verdacht. Vraag dan welke controle er is gedaan.
Omschakelen: parallel draaien en het moment van de overgang
De overgang zelf is kort, de voorbereiding lang. Een werkbare opzet: tot het omschakelmoment werkt iedereen in het oude systeem, de data wordt voor een laatste keer geladen, er volgt een korte controle en daarna werkt het team in Pipedrive. Omschakelen kies je op een moment dat er weinig gebeurt, vaak een weekend, en niet midden in de week. Zorg dat de eerste maandagochtend iemand beschikbaar is voor vragen. Daarvoor dient de nazorg die wij omschrijven in wat is hypercare.
Twee systemen naast elkaar laten draaien is de snelste manier om adoptie te verliezen, dus noem een datum waarop het oude systeem dichtgaat voor wijzigingen. Wil je gefaseerd omschakelen per team of per pijplijn, dan is dat mogelijk, maar het kost extra voorbereiding omdat je dan tijdelijk met twee bronnen werkt. Lees daarvoor gefaseerd implementeren.
Wat je met de oude omgeving doet
Zeg het oude systeem niet meteen op. Houd het een afgesproken periode beschikbaar om in te kunnen kijken, en zorg dat niemand er meer in schrijft. Controleer in je contract wat de opzegtermijn is en wat er met je gegevens gebeurt bij opzeggen of terugschakelen naar een lager abonnement. Maak voor het opzeggen een volledige export als archief en bewaar die bij je overige bedrijfsdocumenten. Let ook op privacy: bij een AVG-verzoek van een klant moet je ook in dat archief kunnen zoeken.
Wat jij aanlevert en beslist
- Een export van elke bron, grof opgeschoond door iemand die de klanten kent.
- Een besluit per datasoort: mee, deels mee of in het archief.
- Een eigenaar die binnen een paar dagen vragen over twijfelgevallen beantwoordt.
- Toegangen tot de systemen waar uit geëxporteerd of aan gekoppeld wordt.
- Tijd voor de steekproef, bij voorkeur van iemand die dagelijks met de data werkt.
- Een omschakelmoment en een datum waarop het oude systeem dichtgaat.
Wat een migratie niet voor je kan oplossen: een bronsysteem waarin niemand meer weet welke gegevens kloppen. Dan begint het werk met een inventarisatie en niet met een import. Dat zeggen we er in het eerste gesprek bij, ook als het betekent dat de migratie kleiner wordt dan je hoopte. Voor een bedrag per scenario: zie wat kost een migratie en de verborgen posten in verborgen kosten van een implementatie. Wat je contractueel hoort af te spreken, lees je in contract en voorwaarden. Wil je bespreken wat er in jouw situatie mee moet, kies dan Bespreek je implementatie.