Laat het ontwerp apart op papier zetten en keur het zelf goed voordat er gebouwd wordt. Bij een klein team met één eenvoudig proces kan één pagina volstaan.
Een ontwerp is geen bureaucratie. Het is de goedkoopste plek om te ontdekken dat twee mensen een stage verschillend lezen.
Waarom het ontwerp vóór de inrichting komt
Iemand die een pijplijn inricht zonder ontwerp, ontwerpt hem tijdens het bouwen, op het duurste moment. Elk veld dat je achteraf anders wilt, elke stage die je splitst, elke automatisering die op de verkeerde fase hing, kost herstelwerk in een systeem waar al data in staat. Op papier kost dezelfde wijziging een gesprek.
Een ontwerp is ook de enige manier om bij de oplevering iets te toetsen. Zonder document is "zoals afgesproken" wat de partner zegt dat het is. Met document leg je resultaat en afspraak naast elkaar. Daarom bestaat er een aparte pagina over de rode vlag geen blueprint, die je ook voor onze eigen offerte mag toepassen.
Stages beschrijven wat er gebeurd is en niet wat je hoopt
De meest voorkomende fout in een pijplijn zijn stages die een verwachting zijn. Namen als "Hot", "Warm" en "Kans" vertellen wat de verkoper denkt. Ze zeggen niets over wat er is gebeurd, dus twee verkopers gebruiken ze verschillend en het totaal is onbruikbaar voor een forecast.
Beschrijf een stage als een feit: "Intake gepland", "Offerte verstuurd", "Mondeling akkoord". Dan weet iedereen wat er achter zit. Bij Ontslagrecht Juristen loopt de intakepipeline van Nieuwe Lead via Contactpoging, Intake Gepland en Documenten Ontvangen naar Zaak Actief en Getekend. Bij BOOH Media gaat het van Lead via Kwalificatie, Voorstel en Onderhandeling naar Mondeling akkoord, Getekend en Uitvoering. Dat zijn andere namen, en in beide gevallen beschrijft elke naam iets wat is gebeurd.
Een voorwaarde per stage: wat moet waar zijn voordat een deal verder mag
Een naam is niet genoeg. Bij elke stage hoort een voorwaarde, de exitcriteria in vakjargon. Wat moet er waar zijn voordat deze deal naar de volgende stage mag? Voor Medres staat per stage op papier wanneer een deal door mag, zodat iedere verkoper dat hetzelfde leest. Bij Talpro Software zijn er duidelijke overdrachtscriteria tussen SDR en Account Manager, zodat een gekwalificeerde lead niet halverwege zijn context verliest.
Schrijf de voorwaarde als iets wat je kunt controleren, niet als een mening. "Klant is enthousiast" is geen voorwaarde. "Er is een tweede gesprek gepland met iemand die kan tekenen" wel. Een goede voorwaarde is een veld dat gevuld is, een activiteit die gedaan is of een document dat is verstuurd. Pipedrive kan daarbij helpen met verplichte velden en herinneringen die aan een stage hangen. Welke opties jouw abonnement daarvoor heeft, controleer je in je eigen account.
Twee verkopers lezen dezelfde stage hetzelfde, en de forecast betekent iets.
Vraag een voorbeeld van een eerder ontwerp, geanonimiseerd, en kijk of de voorwaarden controleerbaar zijn.
Dit is een gevoelsschaal met een pijplijn eromheen.
Zonder voorwaarden verschilt de uitleg per verkoper, en je cijfers verschillen mee.
Velden: alleen wat een vraag beantwoordt waar je op stuurt
Elk veld kost iemand een handeling. Daarom is de vraag niet "welke velden zouden handig zijn", maar "welke vraag beantwoordt dit veld, en wie stuurt erop?". Een veld waar niemand een rapport of een beslissing aan hangt, is ruis die in de weg zit van de velden die ertoe doen.
Dat kan beide kanten op werken. Bij Medres zijn de velden gekozen die bij medische distributie passen, zoals productgroep, status bij de toezichthouder, gebied en niveau van de distributeur, en zijn de standaardvelden die ze niet gebruikten uit het zicht gehaald. Bij Talpro zijn het velden voor de koopkant van HR-software: bedrijfsgrootte, huidig HR-systeem, rol van de beslisser en contractwaarde. Beide lijsten zijn kort en elk veld heeft een eigenaar en een reden.
Overdrachten tussen rollen vastleggen
De plek waar deals het vaakst stilvallen is de overdracht: van marketing naar verkoop, van SDR naar Account Manager, van verkoop naar planning of uitvoering. Zonder afspraak gaat de context verloren, of de deal blijft liggen omdat niemand zeker weet dat hij nu van hem is.
Een overdracht vraagt drie dingen op papier: wie geeft over, wie neemt over en wat moet er in het systeem staan voordat het kan. Bij MM Montage maakt een gewonnen deal het project aan in het planningssysteem en schrijft het project-ID terug in Pipedrive, zodat verkoop ziet waar zijn werk staat. De overdracht staat daar niet alleen in een afspraak maar ook in de koppeling. Meer over koppelingen vind je in koppelingen laten bouwen.
Eén pijplijn of meerdere: wanneer twee bewegingen twee pijplijnen verdienen
De neiging is alles in één pijplijn te willen, omdat het overzichtelijk is. Dat gaat goed zo lang het om dezelfde beweging gaat. Zodra twee werkelijk verschillende bewegingen in dezelfde pijplijn zitten, met andere stappen, andere doorlooptijd of een ander team, wordt de pijplijn een verzameling uitzonderingen en betekent geen enkele stage nog iets.
Medres heeft een aparte pijplijn voor internationale expansie, zodat die kansen niet ondersneeuwen tussen de dagelijkse deals. MM Montage heeft drie pijplijnen die per segment gescheiden zijn: landbouw, KMO en nieuwbouw of industrie. De omgekeerde fout bestaat ook: een eigen pijplijn per productgroep terwijl het proces hetzelfde is. Dat hoort in een veld. Elke extra pijplijn kost overzicht en maakt rapportage lastiger, dus stel bij elke nieuwe pijplijn de vraag of het echt een andere beweging is.
Wat het ontwerp oplevert als document en wat je erop kunt tekenen
Een bruikbaar ontwerp is een document dat je zelf kunt lezen, zonder uitleg van de consultant. Het beschrijft de pijplijnen met hun stages en voorwaarden, de velden met hun doel en eigenaar, de overdrachten, de automatiseringen die erbij horen en de rechten. En het legt keuzes uit: waarom deze stages en niet meer, waarom dit veld verplicht is.
Je tekent erop voor akkoord, en daarmee heb je iets om de bouw aan te toetsen. Het document is van jou. Wat het kost, lees je in wat kost een blueprint: de markt rekent 1.500 tot 5.000 euro, afhankelijk van het aantal teams en processen. Bij een klein traject past een lichtere variant, en daar wordt het ontwerp één pagina met pijplijn, velden en afspraken. Wat in ons eigen traject precies in het ontwerp komt, stellen we in de scope per offerte vast.
Twee situaties die je misschien herkent
Distributie met expansieaccounts. Een bedrijf verkoopt aan bestaande afnemers en bouwt tegelijk een nieuw gebied op. Als de dagelijkse bestellingen en de langlopende expansiegesprekken in dezelfde lijst met dezelfde stages staan, domineren de dagelijkse deals de cijfers en ziet niemand nog hoe het met de expansie staat. Het ontwerp scheidt die twee: een eigen pijplijn voor expansie, en velden voor productgroep en niveau van de distributeur. Beide is bij Medres gedaan, en je leest het project bij het klantproject Medres.
Een kantoor met een intake. Aanvragen komen binnen via telefoon, formulier, WhatsApp en advertenties. De ene wordt binnen een uur gebeld, de andere na drie dagen. Het ontwerp hier gaat niet over een mooie pijplijn maar over afspraken: welke reactietijd, welke stage bij welk contactmoment en wanneer een lead wordt afgesloten. Bij Ontslagrecht Juristen is dat vertaald naar een timer van vier uur, een taak als die verloopt en een afsluiting met reden na twee belpogingen en drie mails zonder reactie.
Wanneer je het zelf kunt
Als je alleen of met twee collega's verkoopt en het proces eenvoudig is, kun je het ontwerp zelf maken. Pak een vel papier, schrijf de stappen op die je bij een gewonnen klant hebt doorlopen, en zet bij elke stap wat er moest gebeuren voordat je door kon. Dat is je pijplijn. Het hoeft niet mooi te zijn, het moet kloppen.
Het wordt lastiger als er meerdere mensen of teams zijn, als overdrachten tussen rollen spelen of als je het proces nog nooit hebt uitgeschreven. Dan helpt een blik van buiten, juist omdat jij niet meer ziet wat voor jou vanzelfsprekend is. Een reden om het ontwerp van de bouw te scheiden is dat je daarna zelf kunt kiezen wie bouwt. Wat je vooraf moet hebben voordat een partner kan ontwerpen, staat in rode vlag: bouwen zonder intake en in de checklist voor het eerste gesprek.
Wil je het ontwerp met ons doen, of eerst een tweede mening over wat je al hebt? Gebruik dan Bespreek je implementatie en neem je huidige stages, een voorbeeld van een gewonnen en een verloren deal mee. Hoe het daarna verder gaat, vind je bij hoe een traject verloopt.