Koppel aan je boekhouding zodra een verkoper of administratie hetzelfde gegeven twee keer intikt. Spreek de regels af voor er gebouwd wordt.
Een standaardkoppeling is vaak snel te maken. Een koppeling waarvan niemand weet wat hij met een gewijzigde deal doet, is een bron van foutieve facturen.
Pipedrive maakt geen boekhouding, je boekhoudpakket wel
Pipedrive is een verkoopsysteem. Het weet welke deals open staan, wat de waarde is en wie wat heeft afgesproken. Een boekhoudpakket weet wat er gefactureerd is, wat er betaald is en wat er in de btw-aangifte moet. Welke factuurmogelijkheden Pipedrive zelf in jouw plan en land heeft, controleer je in je eigen account; een Nederlands boekhoudpakket met grootboek, btw en bankkoppeling vervangt het niet.
Een koppeling tussen die twee is dus een overdracht van verantwoordelijkheid. Op het moment dat een deal gewonnen is, gaat iets van het ene systeem naar het andere. Het werk zit in de afspraken over wat er precies overgaat, in welke vorm en wie dat controleert.
Wij noemen hier Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, Teamleader en AFAS omdat ze het vaakst voorbijkomen. Wat een koppeling met elk van die pakketten kan en wat het kost, hangt af van je versie en je abonnement. Controleer dat in jouw versie en vraag het na bij de leverancier van het pakket. Prijzen van losse connectors laten we bewust weg, want die veranderen sneller dan een pagina als deze.
Wie is leidend voor welk gegeven
De eerste tabel die je maakt heeft drie kolommen: het gegeven, het systeem dat leidend is en de richting. De bedrijfsnaam kan in Pipedrive beginnen en in de boekhouding doorgaan. Het factuuradres is waarschijnlijk van de boekhouding, omdat het op de factuur moet kloppen. Het btw-nummer ook. De contactpersoon van de verkoop is van Pipedrive. De betaalstatus is van de boekhouding.
Zonder die tabel wint de laatste die schrijft, en dat is willekeurig. Een verkoper die een adres aanpast kan zo een factuuradres wijzigen zonder dat de administratie het weet. Leg je eigenaarschap per veld vast, dan bepaalt de koppeling niet langer wie gelijk heeft.
Klanten matchen op btw-nummer of KvK en niet op naam
Bij de eerste koppeling van een gewonnen deal moet de koppeling weten of de klant al in de boekhouding staat. Op naam gaat dat mis. "Jansen Installatie B.V.", "Jansen Installatie" en "Jansen Installatietechniek BV" zijn voor een mens dezelfde klant en voor een machine drie.
Gebruik daarom een nummer dat in beide systemen bestaat: het KvK-nummer, het btw-nummer of een klantnummer. Bij MM Montage gaat de klantsynchronisatie in twee richtingen, inclusief btw-gegevens, en is het offertenummer de koppelsleutel tussen de systemen. Dat werkt omdat die nummers vaststaan. Heeft een deel van je klanten geen btw-nummer, bijvoorbeeld particulieren of buitenlandse bedrijven, spreek dan af welke sleutel daar geldt.
Wat niet zeker is, gaat naar een mens en niet naar een nieuwe dubbele klant.
Vraag hoe de koppeling omgaat met een klant die hij niet kan vinden: aanmaken, overslaan of melden.
Je krijgt dubbele klanten in je boekhouding.
Dubbele klanten in een boekhouding opschonen is rommelig werk, vooral nadat er al facturen op zijn geboekt.
Concept of definitieve factuur: waar de menselijke controle zit
De standaardstroom is: deal op gewonnen, concept in de boekhouding. Daarna kijkt iemand naar het concept en verstuurt hij het. Dat is voor de meeste bedrijven de verstandige route, om een eenvoudige reden: een factuur is een boekhoudkundig document, en een fout erin is duurder om te herstellen dan een minuut controleren.
Direct definitief maken past bij een beperkt aantal vaste producten met vaste prijzen en weinig uitzonderingen. Heb je kortingen, wisselende btw-tarieven of facturen in delen, kies dan het concept. Weet je het niet, begin met concept en verruim het later. De andere kant op gaat zelden goed.
Btw-regels, buitenlandse klanten en creditnota's
Hier worden koppelingen onverwacht ingewikkeld. Een Nederlandse klant krijgt het gebruikelijke tarief. Een klant uit een ander EU-land kan onder de verleggingsregeling vallen, en een klant buiten de EU valt er weer anders onder. Welk tarief of welke code er op een regel hoort, komt in het boekhoudpakket uit jouw btw-instellingen en niet uit Pipedrive.
Vraag aan je boekhouder of aan degene die de aangifte doet welke regels in jouw situatie gelden, en laat de partner die als aparte lijst in de koppeling bouwen. Laat het nooit aan de verkoper over om een btw-code te kiezen. Creditnota's zijn een tweede punt: een koppeling die alleen facturen kent, maakt bij een geannuleerde deal een gat in je administratie. Spreek af of een creditnota handmatig in de boekhouding gebeurt, of dat de koppeling hem voorbereidt.
Betaalstatus terug naar de deal
De richting terug is vaak de nuttigste voor de verkoop. Wie een klant belt die niet betaald heeft, wil dat vooraf zien en niet pas als hij het zelf ontdekt. Een veld op de deal of de organisatie met de betaalstatus, en bij voorkeur de vervaldatum, geeft verkoop en accountmanagement een beeld zonder dat zij in de boekhouding hoeven.
Houd het bij weinig gegevens. Betaald of niet, het openstaande bedrag en de vervaldatum zijn genoeg. Een kopie van het hele grootboek in Pipedrive levert niemand iets op en is een privacyvraag erbij, want je verspreidt financiële gegevens naar mensen die het niet nodig hebben.
Een deal die al is gefactureerd en daarna wijzigt
Dit is de situatie die het vaakst vergeten wordt. De deal is gewonnen, het concept is gemaakt, de factuur is verstuurd. Dan verandert de klant het aantal of de verkoper corrigeert een prijs in Pipedrive. Wat gebeurt er dan met de factuur? Een goede koppeling doet niets met een factuur die al is verstuurd, en geeft in plaats daarvan een melding aan een vaste persoon dat de deal en de factuur uit elkaar lopen.
De ongewenste varianten zijn er twee. De koppeling past de factuur stilletjes aan, wat in de boekhouding niet hoort, of hij maakt een tweede factuur. Beide zie je pas bij de maandafsluiting. Zet de regel op papier: na facturatie is de factuur leidend en wordt een wijziging een handeling van de administratie.
Wat je laat bouwen en wat de partner niet beheert
Bij een boekhoudkoppeling zijn er drie lagen. De koppeling zelf, de instellingen in je boekhoudpakket en je btw-regels. De eerste laat je bouwen. De tweede en derde blijven bij jou en je boekhouder. Een partner die zegt dat hij de btw-instellingen wel even regelt, heeft een verantwoordelijkheid genomen die hij niet kan dragen.
Voor de kosten gelden de niveaus op wat kosten koppelingen. Een standaardapp instellen ligt in de band van 250 tot 1.500 euro, een scenario in een tussenlaag in die van 750 tot 3.000 euro per flow, en tweerichtingsmaatwerk begint bij circa 5.000 euro. Een offerte die voor een boekhoudkoppeling het ene bedrag noemt zonder de route te benoemen, verbergt welke van de drie je koopt. Daarover meer bij rode vlag: alles wordt maatwerk.
Welke gegevens je vooraf nodig hebt
Wat je zelf aanlevert is overzichtelijk. Toegang tot het boekhoudpakket met een gebruiker die gegevens mag lezen en klanten en concepten mag aanmaken. Een lijst met producten en artikelcodes zoals ze in de boekhouding heten. De btw-regels die voor jou gelden. Een voorbeeld van een correcte factuur en een voorbeeld van een uitzondering. En de naam van degene in de administratie die een melding krijgt. De rest is aan de bouwer.
Neem de afspraken over eigenaarschap en support mee, zoals bij elke koppeling. Zie Pipedrive-koppelingen laten bouwen voor die lijst en contract en voorwaarden voor wat erin hoort. Wil je dat een deel van de overgang naar facturatie uit je hoofd verdwijnt, dan kun je offertes en digitaal tekenen ook in dezelfde stroom bekijken.
Wanneer je het zelf doet, en wanneer je ons belt
Gebruik een standaardapp en doe het zelf als je een klein aantal facturen hebt, één factuurtype, en je boekhouder meekijkt. Laat een bouwer ernaar kijken wanneer er meerdere btw-situaties zijn, deelfacturen, abonnementen of een klantenbestand dat al in twee systemen leeft. Dat is het moment waarop afspraken meer werk zijn dan techniek.
Wij bouwen deze koppelingen en vragen de regels hierboven vooraf uit. Wat wij niet doen is je boekhouder vervangen of de btw-instellingen voor je vaststellen. Neem de tabel met leidende systemen en een paar voorbeeldfacturen mee naar Bespreek je implementatie, dan gaat het gesprek meteen over jouw situatie.