Dit loont zodra je offertes steeds op dezelfde manier opbouwt en ze nu per mail verstuurt. Controleer eerst of je abonnement de functies bevat die je nodig hebt.
De tooling is zelden het probleem. Het probleem is dat niemand heeft vastgelegd welke velden een offerte nodig heeft en wat er na de handtekening hoort te gebeuren.
Waar een offerte vandaag blijft hangen
Een saleshuis voor out-of-home media, BOOH Media, bouwde zijn voorstellen op in Word en PowerPoint, telkens opnieuw. Tarieven, formaten en beschikbaarheid werden elke keer met de hand nagekeken. De offerte ging als pdf per mail de deur uit, zonder tekenknop en zonder reminder. Wie ooit een voorstel drie dagen heeft zien liggen terwijl niemand wist of de klant het had geopend, herkent het patroon.
Een kantoor met een opdrachtbevestiging kent een tweede variant. De bevestiging staat in Word, gaat per mail heen, wordt geprint, getekend en gescand, en komt terug als bijlage die iemand in het dossier moet zoeken. Bij Ontslagrecht Juristen Nederland stond de opdrachtbevestiging klaar in Word om digitaal te tekenen. Het automatisch opstellen en laten ondertekenen was de stap die na de basis aan de beurt kwam, niet de eerste.
Beide situaties hebben dezelfde oorzaak. Het offerteproces leeft buiten de deal, dus de deal weet niet wat er is verstuurd, wanneer, in welke versie, en wat de klant ermee heeft gedaan. Digitaal tekenen laten inrichten is in de kern: dat proces terugbrengen naar de deal.
Het sjabloon: welke velden uit de deal erin komen
Een bruikbaar offertesjabloon heeft dynamische velden. Klantnaam, contactpersoon, bedragen, geldigheidsdatum, de regels van het aanbod en de voorwaarden komen uit de deal en de organisatie, niet uit het geheugen van de verkoper. Bij BOOH ging het om bedragen, campagneperiodes, formaten en voorwaarden. Bij een installateur zijn het misschien dakoppervlakte en producttype. De vraag per veld is steeds dezelfde: staat dit gegeven al in de deal, of moet iemand het typen?
Dat laatste is waar het misgaat. Een sjabloon dat veertig velden verwacht terwijl er in de deal er twaalf worden gevuld, levert offertes met lege plekken op. Daarom hoort bij het sjabloon een afspraak: welke velden zijn gevuld voordat een deal naar de fase Voorstel mag. Of Pipedrive dat voor je afdwingt of dat je het met een automatisering en een werkafspraak oplost, hangt af van je abonnement. Controleer het in je account.
Hoe het sjabloon eruitziet en welke producten er in staan is werk voor de verkoopmanager en de inrichter samen. Wat de inrichter niet voor je kan beslissen is welke voorwaarden erop komen. Dat is een juridische tekst en die komt van jou of van je jurist.
Goedkeuren en tekenen zonder printen en terugmailen
De flow die wij bij BOOH hebben ingericht is eenvoudig te beschrijven. De klant ontvangt een link, bekijkt de offerte, keurt hem goed en tekent digitaal. Er is niets te printen, te scannen of terug te mailen. Het ontwerpwerk zit in de keuzes eromheen: wie tekent er voor de klant, wie keurt de offerte intern goed voordat hij de deur uit gaat, en wat gebeurt er met offertes boven een bepaald bedrag?
Een interne goedkeuring is de eerste die verdwijnt als je haast hebt en de eerste die je mist als er een offerte met een verkeerde korting bij de klant ligt. Leg vast wie dat is, en leg ook vast wie het overneemt bij ziekte of vakantie. Dat is geen Pipedrive-vraag. Het is een vraag die je beantwoordt voordat de inrichter iets bouwt.
Of een digitale handtekening juridisch volstaat voor jouw soort overeenkomst, is een vraag voor je jurist. Wij richten de flow in, wij beoordelen niet of het document rechtsgeldig is voor jouw situatie.
Wat er na ondertekening automatisch gebeurt in de deal
Een handtekening is een gebeurtenis, geen eindpunt. Bij BOOH gaat de deal na ondertekening automatisch naar de status Getekend, wordt de getekende offerte aan de deal gekoppeld en krijgt een collega een interne taak. Bij MM Montage, een Belgisch bedrijf voor dak- en gevelbeplating, gaan ondertekenstatus, ondertekenaar, tijdstip en de getekende pdf op hetzelfde moment naar Pipedrive en naar het offertesysteem. Sales, administratie en planning kijken daardoor naar hetzelfde moment van tekenen.
Denk bij je eigen ontwerp aan drie dingen. Eén: wat is de statuswissel, en wie of wat mag die zetten? Twee: welke taak ontstaat er, voor wie, met welke termijn? Drie: wat schrijft het systeem terug naar een ander systeem, zoals een boekhouding of een planningstool? Die laatste is een koppeling en heeft een eigen prijskaartje, dus je wilt weten of je hem nodig hebt voordat je offerte er is.
Dit is de minimale vorm waarin digitaal tekenen een proces is en geen pdf-trucje.
Zonder de statuswissel en de taak weet niemand dat er is getekend, en dan heb je alleen de printstap vervangen.
Reminders en een vervolgtaak als er geen reactie komt
Een offerte zonder reactie blijft zonder opvolging liggen. Bij BOOH hoort daar een automatische taak voor de accountmanager bij, nabellen na een aantal dagen, en een mailreminder naar de klant als er binnen de termijn niets gebeurt. Voor deals die op pauze staan of heroverwogen worden zijn er aangepaste reminders. Bij MM Montage tellen weekends niet mee in de termijn, een detail dat voorkomt dat een klant op zaterdag een herinnering krijgt.
Wij zien in de projecten waar wij bij kwamen dat de reminder zelf zelden het probleem is. Het probleem is de toon. Een herinnering die klinkt als een robot kost je meer dan hij oplevert. Schrijf de tekst daarom zoals de verkoper hem zou schrijven, en laat hem voor het eerst door een echte verkoper goedkeuren. De taak voor de verkoper is belangrijker dan de mail naar de klant: die zorgt dat er een mens belt.
Offertes uit een ander systeem, zoals je ERP
Soms wordt de offerte niet in Pipedrive gerekend. Bij MM Montage komen offertes uit Robaws, waar de offertes worden gerekend. Elke nieuwe of gewijzigde offerte komt in Pipedrive als deal binnen, met waarde, vierkante meters, producttype, offertenummer en de pdf erbij. De klant tekent vanuit die flow en de status gaat terug naar beide systemen.
Dit werkt, maar het is geen sjabloonwerk meer. Het is een koppeling, met foutafhandeling, een sleutel waarmee de systemen elkaar terugvinden en iemand die het beheert. Op onze kostenpagina over wat koppelingen kosten lees je de bandbreedtes: een standaard koppeling instellen kost 250 tot 1.500 euro aan uren, een koppeling via een integratieplatform 750 tot 3.000 euro per flow, en maatwerk via de API begint rond 5.000 euro. Hoe zo'n koppeling in zijn werk gaat, lees je bij Pipedrive-koppelingen laten bouwen, en komt je offertegegeven uit je boekhouding, kijk dan bij Pipedrive aan je boekhouding koppelen.
De eerste vraag blijft: waar is de waarheid? Rekent één systeem de prijs uit, dan hoort de offerte daar vandaan te komen en tekent Pipedrive alleen mee. Rekent niemand buiten Pipedrive, dan bespaar je de koppeling en blijft het bij een sjabloon.
Welk Pipedrive-plan of welke add-on je nodig hebt
Pipedrive heeft eigen functies voor documenten, contracten en e-handtekeningen, en een aparte add-on met de naam Smart Docs. In de uitleg over plannen op onze eigen website staan contracten en e-handtekeningen in een hoger plan, en is Smart Docs de moeite zodra je meer offertes verstuurt dan de basisfunctie aankan. Dat zijn plannen en voorwaarden die veranderen. Afhankelijk van je abonnement: controleer het in je account voordat je een ontwerp laat maken dat uitgaat van een functie die je niet hebt.
Wil je een externe ondertekentool gebruiken, dan is dat mogelijk via een koppeling. Wij zijn gecertificeerd partner van PandaDoc, dus we kennen die koppeling. Dat is een eigen relatie van ons en daarom zeggen we het hier. Voor onze eigen offertes en facturen gebruiken we Pipedrive Smart Docs. Een ander gereedschap kan voor jou beter passen, bijvoorbeeld omdat je het al in je administratie hebt.
Wat je zelf aanlevert
Voor het sjabloon heeft de inrichter drie dingen nodig: je laatste drie offertes, waaronder één die niet is gelukt, de voorwaarden die erop horen en een lijst van wat een offerte moet bevatten volgens jou. Daarnaast wil hij weten wie tekent voor jouw bedrijf en wie intern mag goedkeuren. Heb je een prijslijst of productlijst, dan ook die. Vaak blijkt dat de prijslijst in drie versies bestaat, en dat is een mooi moment om er één van te maken. Meer over wat je klaar hoort te hebben staat in wat je zelf moet aanleveren.
Waar het misgaat
Vier plekken, in de volgorde waarin wij ze zien. Het sjabloon vraagt meer velden dan het team vult. De prijslijst verandert en het sjabloon niet. De voorwaarden staan in het sjabloon maar zijn nooit door een jurist gelezen. En de flow is getest met een collega, niet met een echte klant op een telefoon in de auto. Dat laatste verdient een eigen zin: een klant tekent vaak op zijn mobiel, en een flow die op een laptop mooi is, kan op een smalle telefoon onleesbaar zijn.
Zo controleer je de kwaliteit
Vraag niet of het werkt, maar loop het een keer van begin tot eind door met een testdeal. Maak de offerte, verstuur hem naar je eigen adres, open hem op je telefoon, teken hem en kijk wat er in de deal gebeurt. Is de status veranderd? Hangt het document eraan? Is er een taak, voor de juiste persoon? Doe daarna de vervelende varianten: de klant weigert, de klant vraagt een wijziging, de klant tekent niet. In elk van die gevallen moet de deal iets zinnigs doen. Een inrichter die dit niet zelf voorstelt, heeft het proces niet bedacht, hij heeft alleen een sjabloon gebouwd.
Dit is het punt waar het in de eerste maand wringt.
Een flow die alleen het gelukkige pad kent, loopt vast op de eerste klant die iets wil aanpassen.
Wat het kost en wanneer je het zelf kunt
Een sjabloon en een statusflow zijn geen koppeling. Het is instelwerk in Pipedrive en je rekent de uren tegen het markttarief van 90 tot 150 euro per uur dat we bij wat een implementatiepartner kost gebruiken. Pas als de offerte uit een ander systeem komt, komt de koppeling erbij en gelden de bandbreedtes hierboven. Let ook op de licentieregel in een offerte: als de inrichting een duurder plan vereist, hoort dat zichtbaar in het voorstel, zoals we uitleggen bij de licentieregel in je offerte.
Je kunt dit zelf als je weinig offertes verstuurt, met één vaste layout en zonder koppeling. Dan is een sjabloon uit de functies in je eigen account een middag werk. Je hebt hulp nodig als er meerdere productlijnen zijn, als goedkeuringsregels meespelen, of als de offerte uit een ander systeem moet komen. Dat is ook waar het meeste maatwerk bij hoort, zoals de pagina over alles wordt maatwerk waarschuwt: laat de inrichter per onderdeel zeggen wat standaard is en wat niet.
Wil je dit voor jouw offerteproces laten uitwerken, dan begint dat met een gesprek over je laatste drie offertes. Via Bespreek je implementatie vertel je waar het nu blijft hangen. Wij zeggen er ook bij als een sjabloon uit je eigen account genoeg is.