Reken op 3.000 tot 7.500 euro voor een compleet traject. En weet dat zelf doen hier een serieuze optie is.
Bij deze omvang bestaat een traject uit een handvol overzichtelijke onderdelen. Elke offerte die daar ver boven zit, moet iets bijzonders kunnen aanwijzen.
Het scenario: vijf mensen, één proces
Een team van vijf heeft bijna altijd één verkoopproces. Eén pijplijn, één manier van offreren, korte lijnen. Iedereen ziet elkaars deals en dat is meestal prima. Er is geen rechtenstructuur nodig, geen aparte teams, geen stuurgroep.
Dat maakt dit het goedkoopste scenario, maar ook het eerlijkste. De prijs bestaat vrijwel volledig uit uren die je kunt natellen. Er is weinig ruimte voor vage posten. Precies daarom leggen we dit scenario als eerste onder de loep.
Let wel: klein team betekent niet automatisch klein project. Een bedrijf van vijf man met tien jaar klanthistorie in drie systemen heeft een zwaardere migratie dan een team van twintig dat vers begint. De omvang van je data telt zwaarder dan het aantal stoelen.
De bandbreedte: 3.000 tot 7.500 euro
De Nederlandse markt rekent 90 tot 150 euro per uur voor Pipedrive-werk. Een compleet traject voor vijf gebruikers kost 25 tot 60 uur. Vermenigvuldig die twee en je hebt de bandbreedte. Zo tellen de onderdelen op.
Intake en ontwerp: 4 tot 8 uur. De partner brengt je proces in kaart en vertaalt het naar pijplijnfases en velden. Inrichting: 8 tot 16 uur. Pijplijn, velden, activiteitentypes, automatiseringen en de mailkoppeling. Migratie: 4 tot 12 uur bij een nette spreadsheet of een klein oud CRM. Training en nazorg: 4 tot 8 uur voor een sessie plus vragen achteraf.
Onder de 3.000 euro past alleen een kale inrichting zonder intake of migratie. Dat kan een bewuste keuze zijn, maar weet dan wat je niet krijgt. De volledige marktcijfers per omvang vind je in het kostenoverzicht.
Dit is een reële prijs voor een compleet klein traject.
Alle onderdelen zijn benoemd en het uurtarief valt binnen de markt. Vraag alleen nog naar het meerwerktarief.
Dit bedrag hoort bij een traject van 25 gebruikers, niet bij vijf.
Vraag om een urenspecificatie per onderdeel. Komt die niet, dan betaal je voor iets anders dan jouw project.
Wat de prijs opdrijft
Drie dingen maken een klein traject duurder, en ze zijn alle drie legitiem. Ten eerste rommelige data: dubbele contacten, ontbrekende e-mailadressen, historie in mailboxen. Elke opschoonslag kost uren. Ten tweede koppelingen. Zodra je boekhouding of website mee moet doen, komt er per koppeling een eigen kostenpost bij.
Ten derde besluiteloosheid. Elke week wachten op een akkoord of een aangeleverde lijst kost doorlooptijd, en bij uurtarief ook geld. Een klein traject leeft van tempo. Wie snel beslist, houdt de rekening laag.
Wat je zelf kunt drukken
Lever je data schoon aan. Eén nette spreadsheet met organisaties, contacten en lopende deals scheelt zo vier tot acht uur migratiewerk. Bepaal vooraf je proces: welke fases doorloopt een deal, wat moet er verplicht ingevuld worden. Hoe minder de partner hoeft te ontdekken, hoe minder je betaalt.
Overweeg ook een knip: laat het ontwerp doen en bouw zelf. Een los ontwerp of een kleine blueprint kost een fractie van het hele traject en voorkomt de duurste fout, namelijk een verkeerde structuur die je later moet verbouwen.
Bij vijf gebruikers is doorlopend beheer zelden nodig.
Een strippenkaart of losse nazorguren past beter bij deze omvang. Teken geen retainer voordat je weet wat er maandelijks te doen is.
Zo vergelijk je offertes voor deze omvang
Vraag twee of drie offertes aan met dezelfde korte aanvraag: aantal gebruikers, je proces in vijf zinnen, de staat van je data en wat er gekoppeld moet worden. Alleen dan zijn de bedragen vergelijkbaar. Kijk vervolgens niet naar het totaal maar naar de uren per onderdeel. Een verschil van 1.500 euro zit bij deze omvang bijna altijd in de migratie of in nazorguren die de één wel en de ander niet meerekent.
Zelf doen is hier een echte optie
Dit is het enige scenario waarin we zelf doen volwaardig naast inhuren zetten. Pipedrive is gemaakt om zonder consultant te starten. Met één proces, weinig data en een collega die het leuk vindt, staat er in een paar dagdelen iets werkbaars.
De eerlijke wedervraag: wat kosten die eigen dagdelen, en blijft er iemand eigenaar? Een half ingericht CRM zonder eigenaar sterft binnen een jaar. De volledige afweging met rekenvoorbeeld staat in partner inhuren of zelf doen.
Groeit je team richting tien mensen, lees dan ook wat er dan verandert. Vanaf die omvang komen rechten en structuur om de hoek kijken, en dat zie je terug in de kosten bij 10 gebruikers.
Veelgestelde vragen
Wat kost een Pipedrive implementatie voor 5 gebruikers?
Reken op 3.000 tot 7.500 euro bij een Nederlandse partner. Daarin zit intake, inrichting, een eenvoudige migratie en een training. Licenties komen daar los bovenop.
Kan ik Pipedrive met 5 gebruikers zelf inrichten?
Vaak wel. Met één verkoopproces, weinig data en een handige collega kom je een heel eind. Een partner wordt pas nodig bij koppelingen, veel historie of gebrek aan tijd.
Hoeveel uur werk zit er in zo'n klein traject?
Meestal 25 tot 60 uur, verdeeld over intake, bouw, migratie en training. Bij tarieven van 90 tot 150 euro per uur verklaart dat de bandbreedte vrijwel volledig.
Zitten de Pipedrive licenties bij de implementatieprijs in?
Nee. De licentie betaal je rechtstreeks aan Pipedrive of via een licentiepartner. Vraag altijd of een offertebedrag inclusief of exclusief licenties is voordat je vergelijkt.
Wat is een rode vlag bij een offerte voor 5 gebruikers?
Een bedrag boven de 10.000 euro zonder bijzondere wensen. Ook verdacht: geen einddatum, geen opleverpunten of een verplicht supportcontract voordat er iets is gebouwd.