De fout zit zelden in te weinig kandidaten vinden, maar in schrappen zonder criteria.
Acht tot twaalf namen verzamelen is een middag werk. Bepaal daarna eerst waarop je schrapt, en schrap dan pas. Wie op gevoel schrapt, houdt de beste website over in plaats van de beste partner.
Eerst je aanvraag, dan je lijst
Deze stap volgt bewust op het opstellen van je aanvraag. Je schrapcriteria komen namelijk rechtstreeks uit die aanvraag. Wie eerst namen verzamelt, gaat partijen beoordelen op wat ze laten zien in plaats van op wat jij nodig hebt.
Heb je de aanvraag liggen, dan weet je bijvoorbeeld dat je een migratie uit twee systemen hebt en een koppeling met je boekhouding. Dat zijn direct twee toetsstenen voor elke kandidaat.
Waar je kandidaten vindt
Begin bij de partnerlijst van Pipedrive zelf. Daar staan de gecertificeerde partijen met hun niveau, van Certified tot Elite en Platinum. Wat die niveaus wel en niet zeggen, lees je in de uitleg over Elite en Platinum. Ter illustratie: Sales Surge staat er als Nederlandse Platinum Partner tussen, sinds juli 2026 een van de acht wereldwijd. Zo'n status bewijst volume en certificering, maar nog niet dat een partij bij jouw project past.
Vul de lijst aan met drie andere bronnen. Je eigen netwerk: vraag ondernemers die al met Pipedrive werken wie hun inrichting deed en of ze het weer zouden doen. Je bestaande leveranciers: boekhouders en IT-partijen kennen vaak implementatiepartijen uit eerdere projecten. En een gewone zoekopdracht, met de kanttekening dat vindbaarheid marketingbudget meet en geen vakmanschap.
Bruikbaar als start, maar je meet dan zichtbaarheid in plaats van geschiktheid.
Voeg minstens twee namen uit je netwerk of van de officiële partnerlijst toe voordat je gaat schrappen.
De schrapcriteria: van tien naar drie zonder gesprek
Nu het echte werk. Je wilt van acht tot twaalf namen naar drie of vier gesprekken, zonder al die partijen te spreken. Dat kan met criteria die je vanaf de buitenkant kunt toetsen. Een compacte set die in de praktijk werkt:
Eén: aantoonbare Pipedrive-focus. Een partij die tien systemen implementeert, kent er geen één diep. De afweging staat in generalist of specialist. Twee: ervaring met jouw soort vraag, zoals je migratie of je koppeling. Drie: passende omvang. Een partij met tientallen consultants is overkill voor vijf gebruikers, een eenpitter is krap voor vijftig. Vier: bereikbaarheid in jouw taal en tijdzone. Vijf: vindbare klantverhalen of referenties, ook al toets je die pas later echt.
Zo houd je partijen over die passen, niet partijen die opvallen.
Leg per geschrapte naam vast waarom. Dat kost één regel en voorkomt dat dezelfde discussie later terugkomt.
Dan wint het beste ontwerpbureau, niet de beste implementatiepartner.
Een strakke site zegt niets over datamigraties. Toets op inhoud, of laat iemand anders blind op je criteria schrappen.
Leg de lijst vast in één simpel overzicht
Werk in een spreadsheet met één rij per partij en één kolom per criterium. Vul per cel in wat je vanaf de buitenkant kunt zien, met een bron erbij: de website, de partnerlijst, een tip uit je netwerk. Dat klinkt formeel voor een lijstje van tien namen, maar het dwingt je om elke partij op dezelfde punten te bekijken.
Het overzicht heeft nog een tweede functie. Beslis je niet alleen, dan kan een collega jouw schrapkeuzes controleren zonder alle websites opnieuw te bezoeken. En valt je voorkeurspartij later af, dan weet je direct wie de beste tweede was en waarom.
Wat je in deze fase bewust nog niet doet
Je belt nog niemand. Elk gesprek in deze fase kost een uur en kleurt je oordeel. Wie eerst drie partijen spreekt en dan pas criteria opstelt, schrijft criteria toe naar de sympathiekste gesprekspartner.
Je vraagt ook nog geen prijzen. Prijzen vergelijken zonder gelijke uitvraag levert ruis op. Dat komt in de volgende stap, met dezelfde aanvraag naar elke overgebleven partij.
Van shortlist naar gesprek
Houd drie tot vier namen over. Twee is te weinig om te vergelijken, vijf of meer kost je meer gesprekstijd dan het oplevert. Twijfel je tussen nummer vier en vijf, kies dan voor variatie: bijvoorbeeld twee bureaus en een zelfstandige, zodat je ook prijsvormen kunt vergelijken. De afweging tussen die twee smaken staat in bureau of zelfstandige consultant.
Stuur daarna elke overgebleven partij exact dezelfde aanvraag. Hoe je dat aanpakt en hoe je zorgt dat de reacties vergelijkbaar zijn, staat in de volgende stap: offertes aanvragen.